Studenten helpen hr-rapportagesysteem voor AB InBev Europa te optimaliseren

Vier Masters-studenten hebben een Europees centraal rapportagesysteem ontwikkeld voor onze Talent Partner AB InBev. Het project vormde het laatste onderdeel van hun BPM-bootcamp. “Ze hebben echt ideeën aangebracht die we kunnen en zullen benutten in de toekomst”, aldus Melinda Illés van AB InBev Hongarije.

“AB InBev is een bedrijf met een heel open cultuur. Elke dag opnieuw zijn we op zoek naar vernieuwende ideeën en verbeteringen”, zegt Melinda. “We hoorden over het BPM-bootcamp en de lessen van professor Öykü Isik, en vonden dat een dergelijke uitdaging een fantastische mogelijkheid was om de studenten te laten kennismaken met het reilen en zeilen bij AB InBev, en om een beter beeld te krijgen van wat er in ons bedrijf anders kan worden aangepakt."


Van links naar rechts: Sam Laermans, Sebastian Bogaert, Melinda Illés, Wouter Monten en Marielle Uylenbroeck.

Het project: ‘hr-rapportage standaardiseren’

Het BPM-project voor AB InBev had als doel de hr-rapportageactiviteiten van AB InBev Europa te standaardiseren. Melinda licht toe: “In Europa stellen twee teams hr-verslagen op, een in Boedapest en een in Charkov. Het probleem is dat er in beide teams heel wat overlappende taken zijn bij de voorbereiding van de verslagen. Sommige taken worden twee keer uitgevoerd, andere zijn gewoonweg overbodig. De studenten moesten het rapportageproces op beide locaties in kaart brengen en een gestandaardiseerde rapportagemethode uitwerken om de output van de twee teams te optimaliseren."

De visie van de studenten: ‘Een reallifecase in een internationale omgeving’

Vier studenten werkten het BPM-project bij AB InBev uit. Sebastian Bogaert was een van hen. Hij licht de opdracht toe: “AB InBev gaf ons alle nodige gegevens en de namen van verschillende contactpersonen. We konden zelf beslissen met wie we contact opnamen, welke vragen we stelden en welke gegevens we gebruikten. Het was een geweldige ervaring om te mogen werken aan een reallifecase in een internationale omgeving. We hebben via Skype medewerkers geïnterviewd in de kantoren in Charkov en Boedapest, en kregen zo een ruimere, gedetailleerdere kijk op de zaak.

“We hebben ideeën geopperd om het rapportageproces zowel op korte als op lange termijn te verbeteren. Zo stelden we voor om het hele proces op één locatie te centraliseren en een ticketingsysteem in te voeren. AB InBev heeft ons doorheen het hele project ondersteund op een uiterst flexibele en motiverende manier, en dat stelden we vanwege de korte tijdsspanne waarin het project moest worden uitgewerkt erg op prijs. Melinda is helemaal uit Hongarije naar de Vlerick-campus in Leuven gekomen om onze presentatie bij te wonen.”

Het resultaat: ‘methodologie en duidelijke ideeën’

AB InBev is inderdaad heel tevreden met de resultaten van het project. Melinda: “De studenten hebben alle processen in kaart gebracht en daarbij aandacht besteed aan elk detail – een zeer moeilijke opdracht als je bedenkt dat het de eerste keer was dat ze ons bedrijf ‘aan de binnenkant’ zagen. Ze gebruikten methoden die ze hadden geleerd om leemten op te sporen en duidelijke ideeën te formuleren over werkbelasting en procesoptimalisering. Hun ideeën zijn in lijn met de projecten die al lopen in ons bedrijf, en ze hebben voorstellen tot verbetering gedaan die in de toekomst in praktijk kunnen worden gebracht. AB InBev had voor het eerst de gelegenheid samen te werken met Vlerick-studenten, maar het was zeker niet de laatste keer.”

Het BPM-bootcamp: een intensieve kennismaking met BPM

Een project zoals dit vormt de laatste module van het BPM-bootcamp. Het bootcamp heeft als doel studenten te laten kennismaken met BPM als een holistische managementbenadering om de prestaties van een bedrijf te optimaliseren. Professor Öykü Isik legt uit: “Tijdens de eerste twee weken ligt de nadruk vooral op inhoudelijke aspecten, met colleges, lezingen door gastsprekers en heel wat oefeningen. De laatste week gaan groepjes studenten een ‘deep dive challenge’ aan, waarbij ze oplossingen bedenken voor een reallifecase uit de bedrijfswereld. Daarvoor maken ze gebruik van alles wat ze in de eerste twee weken hebben geleerd. Voor deze tweede editie van het BPM-bootcamp schreven 24 studenten zich in.”

 

Ook zin in een ‘deep dive challenge’?
Wilt u dat Vlerick-studenten een BPM-project uitwerken in uw bedrijf? Neem dan gerust contact op met professor Isik.