Waarom projectmanagement serieus nemen?

Inzicht in projectmanagement en goede projectmanagers zijn vandaag cruciaal voor het succes van organisaties. Toch schieten er heel wat te kort op dit vlak. Mario Vanhoucke is professor aan Vlerick Business School, University College London en de Universiteit Gent. Zijn onderzoek concentreert zich op projectmanagement aan de hand van ‘earned value management’. Antonio Nieto-Rodriguez is directeur van het Program Management Office van GlaxoSmithKline. Daarnaast doceert hij projectmanagement aan Vlerick en is hij (gast)professor aan Duke CE en het Instituto de Empresa. Vanuit hun verschillende maar complementaire achtergrond leggen ze uit waarom projectmanagement belangrijk is en waarom organisaties moeten investeren in de ontwikkeling van vaardigheden en capaciteiten op dat gebied.

Projecten bij de vleet

“Projectmanagement is een combinatie van instrumenten en technieken die organisaties gebruiken om waarde te creëren, veranderingen door te voeren en problemen op te lossen”, vertelt Antonio. “Het is een beroep én een basisvaardigheid in het leven van ieder van ons. Al van jongs af zijn we bezig met projecten: we leren fietsen, gaan studeren, bouwen een huis, plannen ons huwelijk en ga zo maar door. Hetzelfde geldt voor organisaties. Elke verandering die ze willen implementeren, nieuwe producten of diensten die ze willen lanceren, markten die ze willen betreden: het zijn allemaal projecten en die moeten worden beheerd.”

Mario knikt instemmend. “Projectmanagement is inderdaad een ruim begrip. Het omvat  bestuurlijke aspecten zoals leiderschap, motivatie en stakeholdermanagement, maar ook kwantitatieve aspecten als planning, risicoanalyse, monitoring en controle. En al zijn die bestuurlijke facetten minstens even belangrijk, het zijn de kwantitatieve aspecten die projectmanagement onderscheiden van algemeen management.”

Belangrijker dan ooit

“Organisaties moeten voortdurend evolueren en innoveren. Zonder projecten zouden ze niet kunnen overleven”, zegt Antonio stellig. “Ze moeten dus wel investeren in projectmanagementvaardigheden en -capaciteiten.”

Mario legt uit waarom dat belangrijker is dan ooit: “Alles draait tegenwoordig om de korte termijn. Projecten zijn per definitie beperkt in de tijd – ze hebben een begin en een einde – en hun levensduur wordt nog korter. Ook carrières worden korter: mensen lijken als het ware liever op projectbasis te werken. Vandaag leven we in een dynamische omgeving, waar alles van de ene op de andere dag kan veranderen, en dat vraagt om een projectgerichte aanpak. Projecten waren vroeger alleen iets voor IT’ers en ingenieurs, maar dat is veranderd.”

Ervaring, opleiding en beste praktijken

Wat maakt van iemand een goed projectmanager? Antonio: “Je moet in de eerste plaats over ervaring en maturiteit beschikken. De rol van projectmanager opnemen is moeilijk voor wie net van de universiteit komt. Voor deze job moet je intensief communiceren, overtuigen en netwerken. Je krijgt een project alleen verkocht aan topmanagers als je stevig in je schoenen staat en begrijpt hoe het kadert in de activiteiten en de strategie van je organisatie. Daarnaast moet je goed opgeleid zijn. Projectmanagement leer je niet op de middelbare school en er zijn maar enkele masterprogramma’s die het aanleren. Verder moet je beste praktijken volgen, die in elke sector ongeveer hetzelfde zijn: een businesscase uitwerken, een plan ontwikkelen, de betrokkenen op dezelfde lijn krijgen enz., en het project op een gedisciplineerde, stapsgewijze manier uitvoeren.”

Intuïtie of big data?

Mario haakt in op die laatste uitspraak van Antonio. “Je moet dus weten hoe je een goed plan opstelt en waarom je dat doet. Dat is een van de redenen waarom wij ons in onze programma’s niet focussen op een specifieke methodologie, zoals Prince2, PMBOK of Agile. Belangrijker dan de methode zijn de fundamentele principes erachter en inzicht in het belang ervan. Wanneer moet je tussenkomen? De meeste mensen zullen antwoorden: als er iets misgaat. Maar dat je in een bepaalde fase drie weken vertraging oploopt, kan perfect aanvaardbaar zijn als dat de uiteindelijke deadline of het budget niet in gevaar brengt. Het is ook belangrijk om te beseffen dat projectmanagement – monitoring, risicoanalyse enz. – niet draait om intuïtie of buikgevoel. Het gaat om statistiek, om prestaties meten en de impact van afwijkingen analyseren. Het gaat om weten wanneer een afwijking een probleem wordt.” Hij pauzeert en voegt dan toe: “Let wel, de ontwikkelingen in big data en analysevoering hebben de kwantitatieve aspecten van projectmanagement enorm positief beïnvloed. Wil je een beslissingsondersteunend systeem gebruiken om je project op te volgen, dan heb je statistische gegevens nodig. Tot vijf jaar geleden hadden slechts weinig organisaties toegang tot die informatie. Dat is wel veranderd.”

Te vermijden valkuilen

Voor welke uitdagingen komen projectmanagers vaak te staan? “Er zijn er veel, maar ik beperk me tot drie”, zegt Antonio. “Ten eerste: blijf gefocust. Organisaties moeten duidelijke prioriteiten stellen om een wildgroei aan projecten te vermijden, terwijl een projectmanager zelf niet moet proberen om te veel verschillende projecten tegelijkertijd draaiende te houden. Het is ook belangrijk dat je dezelfde taal spreekt als je stakeholders. Marketingdirecteurs zijn niet geïnteresseerd in de details van het plan waarmee je een nieuw CRM-systeem gaat invoeren. Ze willen weten hoe het bedrijf daar baat bij zal hebben. En tot slot kunnen sommige projectmanagers het plan wel goed coördineren, maar slagen ze er niet in hun sponsors aan boord te houden. Projectmanagement gaat evenzeer over het project beheren als over je baas slim aanpakken.”

Mario glimlacht: “Ik val misschien in herhaling, maar ik benadruk toch graag dat het ook een uitdaging kan zijn om de bestuurlijke en kwantitatieve aspecten in evenwicht te brengen. De analyses bieden een stevige basis die je helpt de stakeholders te overtuigen. Ik werk met projectmanagers bij CERN in Zwitserland. Dat zijn schitterende peoplemanagers, maar ze leiden ook hun dure onderzoeksprojecten op een uitgesproken kwantitatieve, analytische manier. Wat zij doen, is een schoolvoorbeeld van geïntegreerd projectmanagement en -controle.”

Gedeelde verantwoordelijkheid

“Projectmanagement is geen taak voor projectmanagers alleen. De hele organisatie moet projectgericht denken”, benadrukt Antonio. “Dat betekent dat ook projectsponsors en leidinggevenden baat zouden hebben bij opleiding. ‘Projectsponsor’ is niet zomaar een naam op een projectaanvraag. Sponsors en leidinggevenden moeten voldoende tijd investeren. In een recent onderzoek van Forbes gaf de helft van de deelnemers aan dat strategische projecten mislopen door een gebrek aan engagement en begrip van de belangrijkste stakeholders.”


DePuy Synthes, een bedrijf van Johnson & Johnson, is gedurende twee jaar door een periode van integratie en verandering gegaan. Door de integratie van twee culturen is het erg belangrijk om een gemeenschappelijke taal te installeren. Met de steun van Vlerick Business School en professor Antonio Nieto-Rodriguez hebben we een opleiding projectmanagement voor het middle management ontwikkeld. Tot nu toe resulteerde deze opleiding in verschillende concrete projecten die echt bijdragen tot het behalen van onze doelstellingen en resultaten. Ons middle management is zeer kritisch en veeleisend, dus moesten we een opleiding aanbieden die echte toegevoegde waarde en nieuwe inzichten biedt. Deze opleiding was niet alleen theoretisch zeer to-the-point, maar ook heel praktisch en gericht op de bedrijfscontext. De feedback was dan ook unaniem positief.”
Benny De Witte - Sales Director BeLux bij DePuy Synthes


 

Wilt u leren hoe u ervoor zorgt dat projectmanagement is afgestemd op de strategische doelen van uw organisatie? Onze opleiding over projectmanagement is dan zeker iets voor u. Op zoek naar een programma op maat over projectmanagement? Neem dan contact op met astrid.dewael@vlerick.com.

 

 

Gerelateerd nieuws

  1. Vlerick – een stand van zaken

    Datum: 15-07-2015
    Categorie: Opiniestukken
    In het kader van de Talent partnership met Vlerick Business School had OnlySalesJob de eer om Philippe Haspeslagh te ontvangen in hun kantoren. Ze hebben van de gelegenheid gebruik gemaakt om hem enkele vragen te stellen over business-scholen, onderwijs en ondernemen in België.
  2. Ahold Delhaize en het verankeringsdebat

    Datum: 29-06-2015
    Categorie: Opiniestukken
    De fusie van Ahold en Delhaize tot Ahold Delhaize is een feit. Volgens het persbericht van de groep ontstaat een wereldwijde speler met een netto-omzet van € 54,1 miljard, 50 miljoen klanten, 375.000 werknemers en 6.500 winkels in Europa, Amerika en Azië. De synergievoordelen van de fusie worden op € 500 miljoen per jaar geraamd. Het hoeft niet te verwonderen dat de betrokken ondernemingen enthousiast zijn en de beurskoers positief reageert. In ons land worden de hoera-berichten over de fusie eerder met gemengde gevoelens onthaald. Het traditionele debat over de Belgische verankering lijkt terug van nooit geweest.
Alle artikels