Kostenbeheer in de Healthcare Supply Chain

Het Healthcare Supply Chain Research Network is door de Vlerick Business School opgericht vanuit het besef dat de specifieke karakteristieken van de healthcaresector een aparte supplychainbenadering vereisen. Het centrum brengt verschillende actoren in de zorgketen samen: producenten, distributeurs, logistieke dienstverleners en zorgcentra. Het streeft ernaar rond meerdere supplychainthema’s een actuele status van de zorgsector op te tekenen en deze tegen het licht van de bestaande managementmodellen te houden. De deelnemende bedrijven worden hierbij gestimuleerd tot reflectie en interactie. Zo worden zorgcentra en hun toeleveranciers aangezet tot verdere professionalisering van de supply chain.

De druk op de kosten neemt voortdurend toe, niet alleen in de ziekenhuizen, maar ook bij hun toeleveranciers. Doeltreffende kostenreductieprogramma’s vereisen evenwel transparantie van de kostenstructuur en een goede kennis van de kostcomponenten.

Om na te gaan in welke mate de supplychainkosten in de gezondheidsketen gekend zijn, heeft het Healthcare Supply Chain Research Network een onderzoek opgezet, en dit vanuit 2 perspectieven:

  • voor zorgcentra wordt nagegaan welke diverse kosten gerelateerd aan de aankoop gekend en in rekening gebracht zijn (Total Cost of Ownership – TCO)
  • voor de toeleveranciers wordt de kennis omtrent de kosten verbonden aan de klantenservice doorgelicht (Cost to Serve – CTS).

Aan het onderzoek werkten mee: producenten, distributeurs, logistieke dienstverleners (LDV’s), ziekenhuizen en rusthuizen. Figuur 1 illustreert de positie van deze verschillende partijen binnen de zorgketen.

figuur 3

Total Cost of Ownership bij Zorginstellingen

Het bedrag op de aankoopfactuur vormt slechts een onderdeel van de totale kost die met een aankoop gepaard gaat. Hanteren van een TCO-benadering impliceert dat tevens rekening gehouden wordt met:

  • de kost van alle activiteiten in het aankoopproces (tendering, leveranciersselectie, after sales support, enz.),
  • de kost veroorzaakt in de diverse departementen (voorraden, herverpakken, kwaliteitscontrole, enz.),
  • de kost veroorzaakt over de volledige levenscyclus van het product (aankoop, onderhoud, wisselstukken, end of life, enz.).

De beste aankoop volgens een TCO-benadering kan dus sterk verschillen van de meest interessante aankoop op basis van de aankoopprijs. Het onderzoek toont echter aan dat meer dan 65% van de ondervraagde zorgcentra slechts voor een minderheid van het aankoopvolume gebruik maakt van TCO.

Kennis van de kostcomponenten

Een verklaring voor dit beperkte TCO-gebruik ligt in een onvoldoende kennis van de onderliggende kostcomponenten. Zoals blijkt uit figuur 2 hebben zorgcentra vooral een goede kennis van kostinformatie die extern beschikbaar is.

figuur 1

De initiële prijs is goed gekend, onder meer via prijsoffertes, aankoopfacturen en catalogi. Ook cijfermateriaal betreffende prijsstabiliteit, kosten voor contractuele afwijkingen en betalingsvoorwaarden kan relatief gemakkelijk bekomen worden. Voor informatie betreffende interne kosten zijn de zorginstellingen aangewezen op de eigen beheers- en meetsystemen. In de praktijk blijkt de informatie uit deze systemen absoluut ontoereikend om een goed TCO-beleid te kunnen voeren.

Investeringsgoederen en niet-medische producten zijn de productgroepen met de meest geavanceerde TCO-benadering. Opmerkelijk is dat er voor typisch medische producten zoals medicijnen en implantaten weinig supplychainkosten gekend zijn. Zorgcentra geven zelf aan dat meer aandacht voor het totale kostenplaatje en dus minder focus op de factuurprijs voor de toekomst wenselijk is. Ze menen dat de kosten verbonden aan logistiek, voorraad en kwaliteit absoluut meer aandacht verdienen bij de aankoopbeslissing. Zij menen dat deze kostcomponenten relevant zijn en dus de aankoopbeslissing kunnen beïnvloeden.

Cost to Serve bij toeleveranciers

Om klanten aan zich te binden of de verkoopcijfers veilig te stellen, zijn bedrijven bereid tot een soepele dienstverlening. Spoedorders, meerdere leveringen per dag, het garanderen van veiligheidsvoorraden en terugname van vervallen medicijnen zijn enkele voorbeelden hiervan die we in de zorgsector aantreffen. In de praktijk zijn de kosten die daarmee gepaard gaan lang niet altijd door de toeleverancier gekend. Nochtans kunnen deze kosten de winstgevendheid van de organisatie in belangrijke mate aantasten. Bovendien leidt het gebrek aan kennis van de cost to serve tot onduidelijkheid over de werkelijke winstbijdrage van producten en klanten. Hierdoor mist de organisatie belangrijke informatie voor een competitieve prijszetting of doelgerichte focus op specifieke/toekomstige markt- en productsegmenten. Deze strategische impact wordt vaak onderschat.

Kennis van de kosten verbonden met de dienstverlening

Tabel 1 illustreert voor een aantal diensten de kostenkennis bij de verschillende toeleveranciers. Opvallend is de doorgedreven kostenkennis van de LDV’s. Logistiek is voor deze actoren core business en de marges in de sector vereisen een absoluut lean en transparant beheer. Met een goed inzicht in de kosten van de dienstverlening kunnen bedrijven bovendien hun klanten aanzetten tot het gebruik van meer efficiënte dienstverlening. Een lagere CTS biedt immers potentieel voor een scherpere prijszetting. Een andere manier om klanten tot meer efficiëntie te motiveren, is het doorrekenen van de kosten die de extra dienstverlening met zich meebrengt. Beide stimuli vereisen een goede kennis van de kostprijsstructuur, die op deze wijze een instrument vormt om de samenwerking in de keten transparanter en efficiënter op te zetten.

figuur 2

Conclusie

De beperkte supplychainvisie van de actoren in de zorgsector resulteert in een verhoogde supplychainkost voor alle partijen. Door een verhoogde transparantie van de interne kosten, kunnen zorgcentra hun leveranciers niet alleen selecteren op basis van de totaalprijs, maar tevens aanzetten tot toeleveringsvormen die beter inspelen op de interne noden en dus kostenverlagend zijn (bv. sorteren op afdelingsniveau). Leveranciers kunnen door een beter inzicht en communicatie van de servicekosten de zorgcentra aanzetten tot een efficiënter bestel- en leveringsproces. Dit kan dan vertaald worden naar een meer competitieve prijszetting. Beter inzicht in de totale supply chain en de gerelateerde kosten is essentieel voor verbetering of redesign van processen en procedures die bijdragen tot een verlaging van de TCO, de CTS, of beide.

Meer info: Krist’l Krols (kristl.krols@vlerick.com), Maud Vandenbroeke (maud.vandenbroeke@vlerick.com)

Kostenbeheer in de Healthcare Supply Chain

Accreditaties
& rankings

Equis Association of MBAs AACSB Financial Times Economist Intelligence Unit