Digitale transformatie van een overheidsinstelling: een strategie op basis van eenvoudige regels

Hoe lanceer je een programma voor digitale transformatie in een niet zo voor de hand liggende omgeving? Overheidsinstellingen worden vaak afgeschilderd als traditionele, of zelfs conservatieve organisaties en hekkensluiters als het gaat om het gebruik van innovatieve technologieën. Toch hebben VDAB-medewerkers, in samenwerking met experts van Vlerick Business School en de KU Leuven, een project voor digitale transformatie op touw gezet in de context van het digitale platform van VDAB. De strategie voor dat leer- en transformatieproces is gebaseerd op een aantal eenvoudige regels. Lieselot Danneels en Stijn Viaene van Vlerick pasten action design research-technieken (ADR) toe om succesvolle praktijken voor digitale transformatie in kaart te brengen.

Theoretici op het gebied van public management pleiten voor een mindsetverschuiving voor overheden: ze moeten de overstap maken van new public management (NPM) naar digital era governance (DEG). Dat impliceert een uiterst gedigitaliseerde serviceomgeving die gebruikmaakt van de allernieuwste digitale technologieën om haar doelen te bereiken. Voor VDAB betekent dat een verschuiving van digitale ondersteuning naar ‘digital first’ om geschikte kandidaten te vinden voor vacatures. Vandaag leert VDAB nog steeds bij. Maar in vergelijking met andere openbare diensten voor arbeidsvoorziening in Europa en allerlei lokale overheidsinstellingen is VDAB door zijn inspanningen op het vlak van digitale transformatie uitgegroeid tot een pionier. De transformatie werd op gang gebracht door enkele eenvoudige, maar grensverleggende regels.

  • Van digitale ondersteuning naar ‘digital first’:
    VDAB moet een service op maat kunnen bieden, op een flexibele en proactieve manier. Dat betekent dat digitale media het belangrijkste platform moeten zijn voor nieuwe serviceconcepten, en niet louter een ondersteunende functie of bijrol mogen vervullen.
  • Van een dienstverlenende strategie naar een ecosysteemstrategie:
    In plaats van diensten te bieden in een gesloten businessmodel waarbij de relatie tussen leverancier en klant centraal staat, wil VDAB uitgroeien tot een arbeidsmarktregisseur of hoeksteen in een open ecosysteem. Die ambitie gaat gepaard met een enorme verschuiving met betrekking tot de toegepaste strategie en waardepropositie. Maar VDAB zal vooral moeten leren hoe hij dienstverlenende functies moet overdragen aan deelnemers in het ecosysteem, en hoe hij ervoor kan zorgen dat die deelnemers zich ten volle kunnen ontwikkelen.
  • Van dienstverlening naar het coördineren van dynamische dienstenprocessen:
    De nieuwe rol van VDAB bestaat er niet meer uitsluitend in werkloze kandidaten werkzekerheid te verschaffen. De VDAB moet ook zelf ondersteuning bieden (en toegang tot andere steunmaatregelen mogelijk maken) voor een brede waaier aan arbeidsmarktdiensten. Die moeten gericht zijn op zowel werkzoekenden als werkgevers, voor de hele duur van de loopbaan. Ook dienstverlening aan werkgevers en partnerschappen horen daarbij. Voor de klant betekent dat niet zozeer een focus op jobzekerheid, maar op loopbaanzekerheid.
  • Partnerbetrokkenheid – van ‘moeten’ naar 'willen':
    De doelgroep van VDAB omvat niet alleen economisch niet-actieve burgers en werkzoekenden, maar ook de actieve bevolking, werkgevers en arbeidsmarktactoren die niet noodzakelijk betrokken hoeven te zijn met VDAB. Daardoor ontstaat de behoefte aan een businessmodel waarbij VDAB niet ‘moet’ maar ‘wil’ samenwerken met externe ecosysteemdeelnemers.
  • Van plangedreven naar flexibele projecten:
    VDAB heeft beslist de arbeidsmarkt op een totaal andere wijze te ondersteunen. De arbeidsmarkt wordt immers gekenmerkt door een grote heterogeniteit, met onbekende, verschillende en wijzigende klantbehoeften evenals nieuwe en voortdurend veranderende digitale technologieën. Projecten of programma’s in een dergelijke dynamische en complexe omgeving moeten immers op een flexibele manier worden beheerd.
  • Van ‘ad hoc’ initiatieven naar de ontwikkeling van organisationele vaardigheden:
    In plaats van alleen aandacht te besteden aan de uitvoering van afzonderlijke projecten voor digitale innovatie wil VDAB organisationele vaardigheden ontwikkelen ter ondersteuning van alle bovenstaande grensverleggende principes, en dat stap voor stap en project per project. De ontwikkeling van die organisationele vaardigheden moet gepaard gaan met ‘double loop’-leren.

Wat kun je nu leren van dit verhaal? Deze regels zijn uitgewerkt door en voor VDAB, maar we geloven dat ze ook in een andere context kunnen worden toegepast. Toch is het geen goed idee om ze klakkeloos over te nemen. Als je zelf een strategie ontwikkelt die gebaseerd is op eenvoudige regels, kun je best rekening houden met de volgende richtlijnen:

  • De regels moeten specifiek, uniek en toekomstgericht zijn, en zowel gelinkt worden aan een concrete toekomstvisie als aan de huidige gang van zaken. Het verschil tussen beide businessmodellen houdt een belangrijke verschuiving in.
  • De eenvoudige regels moeten transparant zijn: gebruik informele taal en kleuren ter verduidelijking.
  • De eenvoudige regels moeten haalbaar zijn: meet de voortgang van het project (‘Hoe verschillend zijn we echt?’) door na te gaan in hoeverre die belangrijke verschuiving gerealiseerd is.

Volg deze richtsnoeren en ontwikkel een strategie op basis van eenvoudige regels, en jouw organisatie is helemaal klaar voor een digitale transformatie.

Bron: Het volledige artikel over de casestudy ‘Simple rules strategy to transform government: An ADR approach.’ is gepubliceerd in Government Information Quarterly;  Danneels, L. en Viaene, S. (2015).

Accreditaties
& rankings

Equis Association of MBAs AACSB Financial Times Economist Intelligence Unit