Traceerbaarheid in de zorgsector wint aan belang

Schandalen zoals die met gebrekkige borstimplantaten, maar ook evoluties in het wettelijk kader, namaakproducten en patiëntveiligheid hebben ertoe geleid dat de zorgsector zich steeds meer bewust wordt van het aspect traceerbaarheid. Daarom onderzocht het Vlerick Healthcare Supply Chain Research Network op welke punten de verschillende supply chain actoren de meeste winst kunnen boeken met een meer sluitend track-en-trace-proces. Daarnaast komen ook de belangrijkste drijfveren en hindernissen aan bod.

Wat is traceerbaarheid of track-en-trace?

Het onderzoek omschrijft traceerbaarheid als:

  • de mogelijkheid om beweging van producten voorwaarts te volgen op gespecifieerde punten doorheen de totale keten (tracking)
  • de mogelijkheid om de locatie, geschiedenis (productID) en bewaringsparameters van een product retroactief op te sporen (tracing)

Daarbij wordt verder onderscheid gemaakt tussen een standaard transport en een temperatuurgevoelig transport.

Traceerbaarheid niet voor alle spelers even belangrijk

Aan dit onderzoek werkten zowel producenten, distributeurs, logistieke dienstverleners als ziekenhuizen in België mee. Hoewel alle partijen overtuigd bleken van het belang van traceerbaarheid (8,47 op 10), is er toch een groot verschil tussen logistieke dienstverleners (9,09) en zorgcentra (7,38). Daarnaast stelden professor Brecht Cardoen en onderzoeker Tom Van Steendam ook tussen de zorgcentra onderling grote verschillen vast. Dat wordt verklaard door het feit dat sommige ziekenhuizen nauwelijks of (nog) niet bezig zijn met het opvolgen en verbeteren van hun traceerbaarheid, terwijl dat voor andere ziekenhuizen reeds een belangrijk topic is.

Belangrijkste drijfveren voor verdere optimalisatie

Uit het onderzoek blijkt dat hoofdzakelijk twee aspecten motiverend werken voor een verdere optimalisatie van het track-en-trace proces. Enerzijds kan een betere traceerbaarheid de kwaliteit van zowel het product als van de dienstverlening naar de klant / patiënt toe verhogen. Anderzijds is het wetgevend kader ook een belangrijke motivatie, zeker bij transport en opslag van temperatuur-geconditioneerde producten. Deze drijfveren kunnen deels verklaard worden door de frequent voorkomende problemen om een feilloze koudeketen tot aan de patiënt te garanderen.

Remmende factoren

De belangrijkste hindernis over alle organisaties op elk niveau van de keten heen is het aantal partners van productie tot bij de eindpatiënt. De complexiteit van de supply chain in de zorgsector verhindert vaak een sluitende en optimale track-en-trace van productie tot gebruik. Daarnaast benadrukken de respondenten het belang van communicatie tussen deze verschillende organisaties. Ondanks het feit dat de noodzakelijke communicatietechnologieën beschikbaar zijn op de markt, is dat vaak niet zo binnen de organisaties zelf. Communicatie gebeurt daardoor vaak na de problemen, en er is geen proactieve aanpak om problemen te voorkomen. Het verder uitbouwen van een betere samenwerking op vlak van communicatie doorheen de keten is een absolute must om beter gecontroleerde track-en-trace-processen te realiseren.

Significante voordelen

Op basis van een combinatie van eerder onderzoek (o.a. Jenkins et.al 2007) en 14 diepte-interviews werden de potentiële voordelen geïdentificeerd en opgedeeld in vier hoofdcategorieën:

1/ (Patiënt)veiligheid:
  • Minder medicatiefouten (verkeerd medicijn bij verkeerde patiënt)
  • Minder namaakproducten

Specifiek voor temperatuurgevoelige producten:

  • Minder schade
  • Minder vervallen producten
  • Minder productrisico’s
  • Betere productkwaliteit
2/ Efficiëntie en controle
  • Beter voorraadbeheer
  • Beter activabeheer
  • Beter datamanagement
  • Vereenvoudigde administratie
  • Betere logistiek (bestelling, orderontvangst, reductie lead time)
  • Snellere identificatie van reverse logistics
3/ Inkomsten en kosten
  • Hogere klantenservice
  • Minder claims en klachten
  • Diefstalpreventie

Specifiek voor temperatuurgevoelige producten:

  • Minder verlies
  • Betere reverse logistics
4/ Regelgevend
  • Veiligheidsverplichtingen

Specifiek voor temperatuurgevoelige producten:

  • Wettelijke verplichtingen

De impact van deze voordelen is echter sterk afhankelijk van:

  • de positie binnen de supply chain;
  • of de organisatie de voorraden beheert;
  • of de organisatie eigenaar is van de voorraden;
  • de sofisticatie van de huidige systemen en technologie;
  • de mate van integratie tussen track & trace data en het back-office systeem.

Conclusie

Traceerbaarheid of track-en-trace heeft de laatste jaren aan belang gewonnen binnen de zorgsector, al verschilt dat belang naargelang de positie in de supply chain. Productkwaliteit en wetgeving zijn de voornaamste redenen om de tracering van producten verder te optimaliseren. Terwijl de voordelen significant zijn, doen zich toch nog vaak problemen voor, voornamelijk bij temperatuurgevoelige producten. Het grote aantal spelers in de toeleveringsketen en gebrekkige (onderlinge) communicatie worden beschouwd als de voornaamste barrières om deze problemen weg te werken. Toch zijn er voor elke speler in de keten voldoende redenen om dit onderwerp niet uit het oog te verliezen. Er is zeker nog ruimte voor verbetering om de optimale traceerbaarheid van productie tot gebruik of inname van het product te garanderen.

Referenties: Jenkins, J., Mills, P., Maidment, R., & Profit, M. (2007). Pharma Traceability Business Case Report. BRIDGE.

UPDATE: De resultaten van dit onderzoek dateren uit de periode september-december 2012. In het kader van het behalen van een accreditatie zien we echter dat zorgcentra toenemende inspanningen ondernemen op het vlak van traceerbaarheid van medicijnen en andere goederen. Hierdoor kunnen sommige van de scores vermeld in dit artikel reeds hoger liggen in de realiteit.

Accreditaties
& rankings

Equis Association of MBAs AACSB Financial Times Economist Intelligence Unit