‘To app or not to app’ – zijn apps een meerwaarde voor je HR-beleid?

HR-afdelingen worden vandaag de dag bestookt door aanbieders van allerlei veelbelovende apps en online platformen waarmee je medewerkers beter zou kunnen motiveren, betrekken, evalueren… Maar doen de apps echt wel wat ze beloven? “Als HR-professional is het moeilijk om het bos nog door de bomen te zien. Velen voelen ook wel ergens een nood, maar ik stel vast dat er nog wel wat koudwatervrees is,” zegt professor Human Resource Management Koen Dewettinck. “Nieuwe, digitale HR-oplossingen kunnen wel degelijk nuttig en ondersteunend zijn, maar veel hangt af van waarvoor je ze wil gebruiken.”

Groot aanbod op de markt

HR Tech is aan een opmars bezig. In de VS is er het afgelopen jaar 3 miljard dollar geïnvesteerd in allerhande apps die met HR te maken hebben: van onboarding over selectie tot culturele fit. Noem maar op. Ook in België neemt het aantal spelers op de markt in sneltempo toe.

HR Tech map Belgium
HR-technologie is aan een sterke opmars bezig in België. 
HR Tech Valley probeert de vinger aan de pols te houden.

Om een beter zicht te krijgen op de noden en het gebruik deden we een korte bevraging bij de leden van ons Centre for Excellence in Strategic Talent Management.

  • 1 op 5 (19%) werkt met downloadbare of native apps; bijna de helft (48%) maakt gebruik van webgebaseerde apps (i.e. platformen en toepassingen die toegankelijk zijn via een netwerkverbinding en die vaak binnen een webbrowser werken) en 33% heeft er geen
  • De apps worden vooral gebruikt voor HR automatisering (verlof, administratie,…), opleiding en ontwikkeling, en onboarding en welzijn
  • Apps zijn meer ingeburgerd in dienstverlenende bedrijven (77%) dan in productiebedrijven (50%)
  • 86% is geïnteresseerd in de mogelijkheden van apps voor HR-toepassingen; bijna 70% is specifiek op zoek naar apps rond feedback en evaluatie, naast onboarding (22%) en welzijn (11%)

“Ondanks de grote interesse zien onze leden ook een aantal remmende factoren,” zegt Koen Dewettinck. “Het moet passen binnen de bedrijfscultuur. Verder geeft men ook  vaak prioriteit aan het uitbouwen van bestaande toepassingen, mede om een wildgroei van verschillende tools te vermijden die naast mekaar opereren. Verder zijn ook niet alle leeftijdsgroepen even vertrouwd met apps of beschikt niet iedereen over een bedrijfstelefoon. Ten slotte mogen apps ook niet ten koste gaan van het menselijke contact.”

Wat moet een goede HR-app kunnen? Koen Dewettinck: “Onze leden willen vooral apps die makkelijk integreerbaar zijn in bestaande software. Daarnaast moeten ze aantrekkelijk, fun, makkelijk in gebruik en meertalig zijn. Ze beschouwen een app zeker niet als een zaligmakende oplossing, maar eerder als iets wat ondersteunend kan werken.”

Theorie versus praktijk

Meer dan reden genoeg om even te grasduinen in het huidige aanbod. Een aantal app-providers kwamen hun producten voorstellen voor drie specifieke toepassingsgebieden: prestatiemanagement, onboarding en welzijn. Een samenvatting van de leerlessen.

1/ Prestatiemanagement

Uit de bevraging bleek dat de interesse in apps en platformen voor evaluatie en feedback het grootste is. “Er is dan ook heel wat aan het veranderen op vlak van prestatiemanagement,” licht Koen Dewettinck toe, die drie grote trends ziet. “Ten eerste willen bedrijven continuïteit brengen in het proces. Ten tweede ligt de nadruk meer en meer op het creëren van een feedbackcultuur. Niet alleen van leidinggevende naar medewerkers toe, maar ook omgekeerd, en tussen medewerkers onderling. Dat gaat zowel over feedback geven als feedback vragen. Ten slotte komt de leidinggevende steeds meer aan het roer te staan. HR heeft niet langer een controlerende functie maar werkt eerder ondersteunend naar de leidinggevende toe die het initiatief neemt.”

Bedrijven zijn dan ook op zoek naar manieren op die nieuwe aanpak van prestatiemanagement te faciliteren. “Automatisering en digitalisering is niet nieuw maar die systemen zijn nog veelal geënt op het traditionele bepalen van jaarlijkse doelstellingen en competenties. Apps zijn zeker een mogelijkheid om het anders en lichter te doen. Maar maak het niet te complex en zie het eerder als iets aanvullend, iets wat een feedbackcultuur kan stimuleren. De apps moeten uiteindelijk wel ingebed zijn in de bestaande systemen en een groter strategisch geheel. Prestatiemanagement is immers een zeer centraal proces met veel linken naar andere aspecten van HR.”

Conclusie? Nice to have.

  • Geschikt om een shift in mindset in gang te zetten
  • Werk niet met teveel platformen of apps naast mekaar en geef de voorkeur aan een geïntegreerd systeem
  • Denk op voorhand goed na over wat je wil bereiken en kies een systeem gebaseerd op jouw noden (bv. vooral goede conversatie stimuleren versus meer nadruk op scores, vervanging voor je huidige tools of louter ondersteunend)
  • Kan ook een alternatief zijn voor de jaarlijkse bevraging rond engagement – als meer flexibele manier om de temperatuur in je bedrijf te meten
  • Stel vragen over wat de app moet kunnen: uitwerken van gepersonaliseerde feedbacktemplates, bepalen wie feedback wel/niet kan zien, feedback van externen (klanten), onderscheid tussen snelle en uitgebreide feedback, louter virtueel of ook link met werkelijkheid (bv. uitnodiging voor een koffie)
2/ Onboarding

“Een goede kandidaat die slecht gesocialiseerd wordt, groeit in het beste geval uit tot een gemiddelde werknemer. Een gemiddelde kandidaat die zeer goed gesocialiseerd wordt, groeit uit tot een zeer goede werknemer. Onboarding is van cruciaal belang dus alles wat dat proces kan verbeteren, is het bekijken waard,” zegt Dirk Buyens, professor Human Resources Management.

Waarvoor kan je die apps of platformen allemaal concreet gaan gebruiken? Volgens Dirk zijn de mogelijkheden legio. “In essentie gaat het allemaal over conversatie. Zo verstrijken er bij sommige bedrijven maanden tussen de contractondertekening en de effectieve startdatum. Apps laten je toe om op een snelle, efficiënte en gebruiksvriendelijke manier een automatische en constante conversatie open te houden. Dat gaat van het delen van bedrijfsnieuws of het arbeidsreglement tot korte boodschapjes als ‘nog 2 maanden tot we jou mogen verwelkomen’ of ‘morgen is het zover’. Eens echt aan boord kan de conversatie gewoon doorgaan. Ik denk aan het inplannen van kennismakingsgesprekken met collega’s of opvolggesprekken met de lijnmanager. Maar ook gebundelde videoboodschappen van het management als alternatief voor het op geregelde tijden fysiek samenbrengen van directie en nieuwe medewerkers, behoren tot de mogelijkheden.”

De technologie zorgt hier dus ook echt voor een fundamentele verandering van de HR-processen. “Eigenlijk heb je de onboarding al bijna voor de helft vooraf gedaan. Je wint er als HR-dienst niet alleen tijd mee, maar het is ook een stuk interactiever en persoonlijk. En: het zegt meteen ook veel over de bedrijfscultuur en de sfeer die je wil uitdragen naar die nieuwe medewerkers.”

Idealiter trek je dit volgens Dirk ook door naar de backoffice en zorg je voor een mooie integratie met rekrutering en selectie waardoor je het volledige integratieproces dat een kandidaat doorloopt, omvat. “Enerzijds gaat het over administratie zoals uitnodigen van kandidaten, korte evaluaties, enz. Daarbij is het uiteraard belangrijk dat die apps kunnen inhaken op je bestaande systemen. Anderzijds gaat het over kleine op zich staande apps die toelaten om heel snel en efficiënt een eerste schifting te maken. Ik denk aan zichzelf voorstellen in het Frans via video of het beantwoorden van korte vraagjes. Je vindt daar nooit de juiste kandidaat mee, maar je kan toch al een heleboel ongeschikte kandidaten elimineren. Of het vervangen van fysieke gesprekken in de eerste ronde door online gesprekken. Nu zijn dat misschien allemaal nog een leuke extra’s, maar straks is dat het olympisch minimum dus je kan maar beter nu al gaan experimenteren.”

Conclusie? Must have.

  • Vooral bedoeld om de conversatie tussen toekomstige werknemer en bedrijf continue gaande te houden en dat zowel voor de eerste werkdag als ook daarna
  • Belangrijkste pluspunten: vereenvoudiging, gebruiksvriendelijk, gepersonaliseerd, tijdswinst
  • Op zich staande kleine apps kunnen, maar als ze gelinkt zijn aan administratie kan je best opteren voor toepassingen die je makkelijk kan inhaken op je bestaande systemen
  • Gaan op lange termijn je HR-processen fundamenteel veranderen – zeker voor selectie.
  • Je hebt geen keuze: van zodra de technologie het toelaat, moet je ermee gaan experimenteren.

3/ Welzijn

“In veel bedrijven wordt welzijn nog steeds wat stiefmoederlijk behandeld,” vertelt onderzoekster Astrid Vandenbroucke. “Apps kunnen dus zeker een goede manier zijn om überhaupt meer aandacht te hebben voor het welzijn van je medewerkers en het onderwerp beter bespreekbaar te maken. Zo zijn er platformen op de markt die vooral focussen op de combinatie van het preventieve en curatieve. Ze bieden inzicht in zowel je fysieke als mentale welzijn en wie wil, kan ook de stap zetten naar hulpverlening. Andere toepassingen werken heel bottom-up en groeperen losse initiatieven zoals een loopgroep of kennisdeling over de middag. Ze kunnen werknemers aanzetten om even los te koppelen van de job, taken en deadlines.”

Conclusie? Nice to have.

  • Een app op zich zal niet plots voor gezondere werknemers zorgen die beter in hun vel zitten. Je moet het eerder beschouwen als een ondersteunend middel binnen een breder welzijnsbeleid, waarbij het initiatief ook van de werknemer zelf moet komen.
  • Apps zijn vooral een gedigitaliseerde manier om wat er al bestaat rond welzijn, toegankelijker en laagdrempeliger te maken.
  • Vermijd op zich staande apps die niet passen in een groter geheel.
  • Net zoals bij traditionele manieren om te werken rond welzijn is het belangrijk om ook de top van het bedrijf mee aan boord te krijgen. Zonder buy-in van het C-level lukt het niet.

Gerelateerd nieuws

  1. Model voor verantwoord en bewust beloningsbeleid

    Datum: 15-11-2018
    Categorie: Opiniestukken
    Professor Xavier Baeten verbaast zich over kopieergedrag bij het toekennen van beloningen. Individuele vormgeving van topsalarissen biedt juist de kans te laten zien wat een bedrijf belangrijk vindt. Hij ontwikkelde daarom een model voor verantwoorde keuzes.
  2. Tinder voor HR: swipe jezelf naar een baan

    Datum: 05-04-2018
    Categorie: Opiniestukken
    Eten of een taxi bestellen, of een date vinden – het kan allemaal met een app. Waarom solliciteren dan niet? Uitzendbureau Accent Jobs vroeg zich al een tijdje af hoe ze digitale technologieën konden gebruiken om kandidaten te matchen met vacatures. Samen met professor Digitale Strategie Steve Muylle en onze studenten ontwikkelden ze de vacature-app Swop A Job. Solliciteren was nog nooit zo makkelijk.
Alle artikels