Hoe Digipolis innovatie stimuleert via hun aankoopstrategie

Kerninzichten voor innovatiegericht aankopen bij de overheid

  • Een hervorming van het aankoopproces in de publieke sector kan de aankoop van meer innovatieve oplossingen stimuleren.
  • Door af te stappen van het vooroordeel dat de vragende partij de enige expert is, geef je bedrijven meer vrijheid om out of the box te denken bij het aanreiken van oplossingen voor de uitdagingen van de publieke sector.
  • Pas een strategie van samenwerking toe door publieke instellingen in te bedden in een breed innovatienetwerk. Innovatief aankopen kan veel verder gaan dan louter het stroomlijnen van het aankoopproces.
  • Er is nood aan een interne verschuiving: van een publieke instelling die sterk intern gericht is en die de touwtjes inzake aankoop stevig in handen heeft, naar een meer open en innovatiegerichte mindset.

De overheid staat voor heel wat uitdagingen. Burgers eisen steeds meer dat overheidsinstellingen hun middelen zo efficiënt mogelijk aanwenden. Daarnaast is er ook vraag naar een doeltreffend beleid inzake innovatie, duurzaamheid en jobcreatie. De druk op de openbare instellingen neemt nog verder toe door de roep om meer transparantie en een grotere betrokkenheid van steeds meer stakeholders. Ten slotte ontsnapt ook de overheid niet aan de toenemende digitalisering. 

Om tegemoet te komen aan de digitale economie en te kunnen innoveren, moet de overheid met een open blik over de eigen grenzen heen kijken in de zoektocht naar oplossingen. Eén manier om de hand te reiken naar deze externe partners, is via een innovatiegericht aankoopbeleid. Via de aankoop van innovatieve producten en diensten  kan de overheid gelijktijdig 1) de kwaliteit, efficiëntie en doeltreffendheid van de dienstverlening verbeteren; en 2) het aankoopproces aanwenden als een strategisch instrument om innovatie in de privésector te stimuleren.

In het kader van zijn doctoraat onderzoekt Ben De Coninck, tezamen met prof. dr. Stijn Viaene en prof. dr. Jan Leysen, hoe een aangepast en innovatief aankoopproces een stimulans kan zijn om meer innovatieve oplossingen aan te kopen en op die manier ook innovatieve start-ups te steunen. Op 14 november 2017 werd in samenwerking met de partners van het doctoraat een workshop georganiseerd voor een 50-tal deelnemers uit de publieke en private sector in België. Tijdens de workshop kwam Peter Crombecq, CEO van Digipolis, vertellen over hun aankoopstrategie.

Workshop Digipolis

De voortrekkersrol van Digipolis

Digipolis is de publieke non-profit instelling die IT-diensten levert aan diverse publieke instellingen in Antwerpen. De IT-partner ondersteunt de ambitie van de stad om uitgebreide digitale diensten aan te bieden aan inwoners, bedrijven, bezoekers, studenten, enz. Om dat te kunnen doen, moet Digipolis een antwoord bieden op de digitale noden van de stadsdiensten, de lokale politie en brandweer, het OCMW en diverse stadsscholen.

In 2015 kwam Digipolis tot de vaststelling dat ze innovatieve oplossingen - meestal van start-ups – misliepen omdat ze vaak een beroep deden op traditionele en grote softwarespelers zoals IBM, Oracle en SAP. Digipolis kwam tot de vaststelling dat hun toenmalige aankoopproces een grote hindernis vormde voor start-ups om deel te nemen aan de openbare aanbestedingen.

Een grote strategische oefening leidde uiteindelijk tot een drastische hertekening van Digipolis’ aankoopstrategie. Een strategie die het roer volledig omgooide en leidde tot een boost in de participatie van innovatieve start-ups in openbare aanbestedingen en tot de aankoop van meer innovatieve oplossingen.

Digipolis vertrok vanuit 3 grote uitdagingen.

1/ Hoe komen we in contact met innovatieve start-ups?
  • Digipolis haalde een aantal lokale partners aan boord om samen een strategie te ontwikkelen die meer op maat is van start-ups. Een open mindset en de wil om kennis te maken met de omgeving waarin start-ups opereren, was daarbij van cruciaal belang.
  • Deze adviesraad, bestaande uit iMindsStartups.be en de Startup Manager van de Stad Antwerpen, suggereerde om enerzijds een ecosysteem van start-ups te creëren, en anderzijds de omschrijving van de openbare aanbestedingen meer hapklaar en eenvoudiger te maken.
  • Daarbij is het ook belangrijk om te durven springen en risico’s te nemen.
2/ Hoe creëren we zo’n ecosysteem van start-ups en creatieve ondernemers?
  • In plaats van het wiel opnieuw uit te vinden, deed Digipolis een beroep op de bestaande kennis van diverse start-up autoriteiten en schakelde hen in als middelpunt van de communicatie.
  • Er kwam een gebruiksvriendelijke en eenvoudige website gericht naar start-ups. Ze krijgen er info en kunnen zich registeren om nieuws en updates te ontvangen.
  • Digipolis richtte ook een Meetup-groep op die fungeert als platform voor kennisdeling, netwerking, en inspiratie. Op regelmatige basis zijn er bijeenkomsten rond actuele onderwerpen als blockchain en Internet of Things, onder de vorm van lezingen, hackathons of getuigenissen.
3/ Hoe kunnen we de bestaande aankoopprocedure sneller, eenvoudiger en minder gedetailleerd maken?
  • Digipolis voerde een FAST-procedure in die de doorlooptijd drastisch verminderde van 4 maanden naar 4 weken.
  • In plaats van zelf een mogelijke oplossing te suggereren, lanceert Digipolis nu uitdagingen die uitgaan van een duidelijke probleemstelling. Dergelijke formulering laat veel meer ruimte voor creatieve en innovatieve oplossingen die start-ups kunnen bieden.
  • De documenten die gebruikt worden bij aanbestedingen zijn kort en hapklaar en bevatten relevante informatie die aantrekkelijk verwoord is.
  • Geïnteresseerde bedrijven mogen hun voorstel komen presenteren tijdens een pitch van 30 minuten. Zo’n pitch brengt Digipolis, de eindklant en de leverancier fysiek samen en laat ruimte voor cocreatie nog voor de officiële offerte ingediend wordt.

Meer weten? Lees dan ‘Public Procurement of Innovation: The Case of Digipolis, een verslag van de workshop die plaats vond in samenwerking met Nido Innovation Lab.

Accreditaties
& rankings

Equis Association of MBAs AACSB Financial Times