Gerichte actie doeltreffender dan algemene aanpak bij projectmanagement
Nieuw onderzoek identificeert meest doeltreffende manieren om met wijzigingen en afwijkingen om te gaan
Door Mario Vanhoucke
Professor of Decision Sciences
In een nieuwe studie van Vlerick Business School is onderzocht wat de beste reactie is als een project niet volgens plan verloopt. Conclusie: focus op een beperkt aantal acties om tijd en middelen te besparen. Het onderzoek toont ook aan hoe projectmanagers overhaaste beslissingen en de bijbehorende risico's kunnen voorkomen.
Twee factoren waarmee projectmanagers in elke sector geconfronteerd worden, zijn beperkte tijd en beperkte middelen. Projecten wijken namelijk heel vaak af van de oorspronkelijke plannen of voorbereiding.
Mario Vanhoucke, professor Decision Sciences aan Vlerick Business School, zette samen met Forough Vaseghi en dr. Annelies Martens van de Universiteit Gent een nieuwe studie op om na te gaan wat de meest doeltreffende manier is om met zulke afwijkingen om te gaan.
De onderzoekers ontdekten dat focussen op een aantal zorgvuldig geselecteerde, cruciale acties effectiever is dan een algemene aanpak om het project terug op de rails te krijgen. Kiezen voor kleinere acties bleek uiteindelijk een doeltreffendere strategie.
Om te bepalen welke activiteiten bijgestuurd moeten worden, gebruiken projectmanagers vaak simulaties en modellen die het project nabootsen. Bedrijven gebruiken doorgaans datagedreven besluitvormingsprocessen, die rekening houden met alle complexiteiten van het project, om te bepalen welke zaken absoluut aangepast moeten worden.
De onderzoekers stelden echter vast dat het veel effectiever was om die prioriteiten te bepalen aan de hand van een probleemoplossende of analytische methode. Dat bleek een meer nauwkeurige en betrouwbare manier om te bepalen bij welke activiteiten gecorrigeerd moesten worden, vooral in vergelijking met methodes op basis van simulaties.
"Elke projectmanager kent het wel: een belangrijk project dat over de geplande timing of het budget heen gaat. Door problemen in de supply chain bevinden de materialen die je nodig had, zich misschien niet op de juiste plaats, of misschien zijn de kosten gestegen zonder dat jij daar schuld aan treft", zegt professor Mario Vanhoucke.
"Ons onderzoek toont aan dat wanneer een project door bepaalde factoren niet meer volgens plan verloopt, projectmanagers beter precieze acties kunnen ondernemen om de situatie te verbeteren, dan te proberen om het project met een algemene aanpak terug op de oorspronkelijke planning te krijgen."
De bevindingen zijn het resultaat van simulaties van verschillende soorten projectplannen, waarbij werd nagegaan hoe verschillende factoren – zoals taakafhankelijkheid, toegewezen middelen of projectstructuur – het verloop van een project beïnvloeden.
Door meer inzicht te krijgen in de onzekerheden van een project kunnen bedrijven volgens de onderzoekers meer doordachte beslissingen nemen bij het plannen en uitvoeren van projecten, en dus middelen effectiever toewijzen, realistischere deadlines bepalen en noodplannen uitwerken om potentiële risico's te beperken.
Bron: Het artikel ‘Analysis of the impact of corrective actions for stochastic project networks’ door Forough Vaseghi, Annelies Martens en Mario Vanhoucke, is gepubliceerd in het European Journal of Operational Research, Volume 316, Issue 2, 2024, pp. 503-518.
Neem contact op!