Hoe pak je operationele risico’s efficiënt aan?

Het Institute of Risk Management (IRM) omschrijft operationeel risico als het positieve of negatieve effect van onvoorspelbare gebeurtenissen op de efficiëntie en doeltreffendheid van operationele activiteiten. De term dook voor het eerst op in financiële kringen, meer bepaald in het Bazel II-akkoord van 1999. Mettertijd gingen almaar meer organisaties in andere sectoren aandacht besteden aan operationele risico’s in hun algemene beleid en reikten ze nieuwe inzichten aan uit andere vakgebieden, van de technologiesector tot supplychain- of productiemanagement. Naarmate de discipline tot wasdom kwam, stelde het Institute of Operational Risk (IOR), waarvan Simon voorzitter was, een reeks beproefde en praktische richtlijnen op. Bij de fusie van het IOR en het IRM in 2018 werd Simon gevraagd om de richtlijnen bij te werken, zodat ze het voortschrijdende inzicht ter zake zouden weerspiegelen. “Die richtlijnen werden erg goed onthaald”, herinnert Simon zich. “De uitgever stelde zelfs voor om ze in boekvorm te gieten, zodat lezers alle informatie bij de hand zouden hebben.”

Uitstekende timing

Fundamentals of Operational Risk Management werd in april 2022 voorgesteld en komt volgens Simon als geroepen: “De risico’s in de wereld vandaag zijn extremer. Er zijn nog pandemieën geweest, maar een wereldwijde reactie van overheden met lockdowns en reisbeperkingen hebben we nooit eerder gezien. Hetzelfde geldt voor de crisis in Oekraïne. Ook oorlog is van alle tijden, maar de impact van dit conflict op de energieprijzen en weinig veerkrachtige toeleveringsketens is van een heel andere orde. We leven vandaag in een geglobaliseerde en complexere wereld. Dergelijke gebeurtenissen hebben bijgevolg een grotere impact op organisaties, en het ziet er niet naar uit dat dat zal veranderen. Integendeel: alles zal nog extremer en onvoorspelbaarder worden.” Dat betekent echter niet dat we er niets aan kunnen doen. “Dit boek bulkt van de succesverhalen over organisaties die op efficiënte manier omgaan met hun operationeel risico.”

Een breed overzicht

Het boek besteedt aandacht aan die complexiteit en hoe we doeltreffend kunnen omgaan met risico’s in een complexe omgeving. Hiertoe worden niet alleen de voornaamste aspecten van een doeltreffend risicobeheer toegelicht, maar ook hoe een solide risicomanagement kan worden geïntegreerd in de dagelijkse activiteiten van een organisatie. Ook de voornaamste tools voor risicobeheer worden aangekaart. Denk maar aan categorisering, self assessment van risico’s en het beheer ervan, operational risk indicators of scenarioanalyses en stresstests. Tot slot plaatst het boek het belang van een risicocultuur voor het voetlicht, en hoe die cultuur beoordeeld, opgevolgd en beïnvloed kan worden.

Het belang van mens en cultuur

In verband met die risicocultuur vertelt Simon hoe hij verschillende organisaties bezocht om te bestuderen hoe ze hun operationele risico’s in de praktijk managen: “Sommige organisaties beschikten over erg ingenieuze systemen, maar de organisatie die operationele risico’s het doeltreffendst wist te beheren, hield er een heel eenvoudige aanpak op na, met een handvol spreadsheets en een beperkt aantal op te volgen risico’s. De medewerkers die instonden voor het risicomanagement, konden wel terugvallen op een buitengewoon sterk sociaal netwerk, met een vlotte communicatie en een goede verstandhouding met de rest van de organisatie. Het drong toen echt tot me door dat het om de mensen draait, en hoe goed zij in hun vak zijn. De organisatie in kwestie beschikte over een heuse risicocultuur en had risicomanagement opgenomen in haar corebusiness.” Na een korte pauze voegt hij er nog aan toe: “Weet je, ik heb gemerkt dat risicomanagement bij sommige organisaties los dreigt te staan van de activiteiten en niet meer wordt dan een aantal vakjes afvinken, vooral wanneer ze daar complexe systemen voor gebruiken. In deze organisatie was daar helemaal geen sprake van. Risicomanagement was bij hen een volwaardig onderdeel van de activiteiten.”

Succesverhalen en mislukkingen

Elk concept in het boek wordt gestaafd met sprekende en relevante casestudy’s uit uiteenlopende sectoren en met voorbeelden van zowel succesverhalen als mislukkingen.

“Een van mijn favoriete recente casestudy’s is die van supermarktketen H-E-B in Texas. In tegenstelling tot de concurrentie bereidde H-E-B zich al in januari 2020 voor op de impact van COVID-19. De supermarktketen investeerde in PBM’s en in de veiligheid en het welzijn van zijn medewerkers. H-E-B nam ook preventiemaatregelen om de invloed van toeleveringsproblemen tot een minimum te herleiden. De keten reageerde snel en doeltreffend op de dreiging, met een positieve invloed op zijn reputatie en resultaat tot gevolg. Het risicomanagement bij H-E-B staat in schril contrast met hoe Volkswagen zijn uitstootschandaal aanpakte – een schoolvoorbeeld van hoe je maar beter niet omgaat met mogelijke imagoschade.

Vier centrale tips

Op de vraag wat hij zijn lezers wil meegeven in dit boek, antwoordt Simon:

• “Ten eerste, dat een succesvol risicobeheer een menselijke kwestie is. Doeltreffende tools kunnen handig zijn, maar het draait niet om de nieuwste technologie. Het draait veeleer om de kwaliteit van de medewerkers en hoe goed zij als team samenwerken. Het draait met andere woorden om de bedrijfscultuur. In het verleden verloren heel wat risicomanagers het menselijke aspect van risico’s en risicomanagement uit het oog. Goede managers zijn managers die bijleren. H-E-B is daar een mooi voorbeeld van. Dit boek moet mensen aansporen om oog te hebben voor het menselijke aspect van risico.”
• “Ten tweede, dat je operationeel risico – en bij uitbreiding gelijk welk risico – niet hoeft te verbergen. Speel open kaart. Aanvaard dat het fout kan lopen. Ga op zoek naar manieren om de impact van bedreigingen te beperken en trek er lessen uit, maar wees er zo open en transparant mogelijk over. Maak niet dezelfde fout als Volkswagen.”
• “Ten derde, dat je voorbereid moet zijn op het onverwachte. Niemand ontsnapt aan risico’s. Er kan altijd iets onverwachts gebeuren. Zolang je dat aanvaardt en er efficiënt op reageert, staat dat je succes niet in de weg.”
• “Ten vierde, dat risico’s – en dus ook operationele risico’s – naast bedreigingen ook opportuniteiten inhouden. Vroeger werd alleen rekening gehouden met bedreigingen en werd risicomanagement als een kostenplaats beschouwd. Een efficiënt risicomanagement kan echter ook een meerwaarde zijn voor je organisatie en kan je helpen om kansen te benutten, zodat je bij een volgende onverwachte gebeurtenis sterker in je schoenen staat.”

Een praktische gids

Voor wie is dit boek bestemd? “Het is geen inleiding op”, zegt Simon. “Hoewel het zeker geschikt is voor studenten die het thema willen uitdiepen en al een basisopleiding achter de rug hebben, richt het boek zich specifiek tot lezers die actief zijn in het veld en hun praktijk willen aanscherpen. Het is niet de bedoeling om het boek in één keer uit te lezen of van begin tot eind door te nemen. Het boek is eerder opgesteld als een referentiewerk om van tijd tot tijd ter hand te nemen wanneer dat nuttig blijkt. Stel bijvoorbeeld dat je aan de slag wil met self assessment van risico’s en het beheer ervan, of dat je de rapportering van key risk indicators wilt verbeteren. Dan kan je het boek openslaan en de relevante hoofdstukken doornemen.”

Op de schouders van reuzen

Het bijzondere aan dit boek is dat het gestoeld is alle reeds opgebouwde kennis en ervaring binnen het vakgebied. Simon licht toe: “Heel wat mensen hebben bijgedragen aan de originele, beproefde en praktische richtlijnen. Ik heb het boek inderdaad geschreven en de beschikbare materie verder uitgewerkt met nieuwe cases, voorbeelden en inzichten uit mijn eigen ervaring en onderzoek. Het boek is echter vooral een weerspiegeling van de ontwikkelingen in heel ons vakgebied.”

Lees je graag verder?

Fundamentals of Operational Risk Management: Understanding and Implementing Effective Tools, Policies and Frameworks wordt uitgegeven door Kogan Page Limited. Je kunt het boek ook bestellen bij Amazon.