Potentieel van onboarding nog te vaak onderbenut

Dat zijn de belangrijkste conclusies uit een onderzoek naar het gebruik van onboardingprocessen in Belgische bedrijven. Het onderzoek werd uitgevoerd door professor Dirk Buyens en onderzoekster Astrid Vandenbroucke van Vlerick Business School in samenwerking met Talmundo, specialist in digitale onboardingplatformen. 143 werknemers en 115 HR-professionals namen deel aan deze bevraging.

Starten bij een nieuw bedrijf – de ervaring van de werknemer

Het lijkt een evidentie dat werkgevers tussen het moment van aanwerven en indiensttreding in contact blijven met de nieuwe werkkracht en achter de schermen alles in orde brengen voor een snelle integratie en inzetbaarheid. Een goed onboardingproces is daarbij van cruciaal belang. Uit het onderzoek blijkt echter dat 40% van de bedrijven nieuwe medewerkers onvoldoende informeert en ondersteunt voor het moment van indiensttreding.

Waar loopt het fout?

• Onvoldoende info rond concrete taken, verwachtingen en te behalen resultaten (66%)
• Gebrek aan duidelijkheid over de functieomschrijving (64%)
• Operationeel staat er nog geen computer, telefoon, kantoormateriaal of bureau klaar (57%); bij iets meer dan de helft was dat binnen de week opgelost, maar voor 43% van de bevraagden duurde het langer dan een week vooraleer ze volledig operationeel waren.

“We stellen vast dat die onduidelijkheid rond taken en verwachtingen blijft aanhouden gedurende de eerste weken en maanden. Verder geven werknemers ook aan dat ze in deze periode te weinig tijd krijgen voor opleiding en dat de kennismaking met nieuwe collega’s soms moeilijk verloopt, omdat niemand binnen het bedrijf die verbindende rol op zicht neemt,” licht onderzoekster Astrid Vandenbroucke verder toe. “Ook missen ze begeleiding en betrokkenheid van hun directe leidinggevende. Dat is jammer, want inzetten op onboarding biedt alleen maar voordelen voor zowel werknemer als werkgever.”

34% van de respondenten geeft aan dat er bij de werkgever geen officieel onboardingproces aanwezig was. 83% van hen zou dat nochtans heel erg nuttig vinden. Zo’n proces kan volgens hen niet alleen bijdragen tot een positieve houding, een positieve sollicitatie-ervaring of een hogere motivatie, maar ook tot een snellere integratie in de bedrijfscultuur. Voor 55% van de bevraagde werknemers duurde het bijna 3 maanden vooraleer ze een goed zicht hadden op de missie, waarden en normen van de organisatie.

Ten slotte beschouwt 58% de directe leidinggevende als hun belangrijkste bron van info en begeleiding. Uit het onderzoek blijkt echter ook dat veel werknemers ervaren dat die leidinggevende tekort schiet op vlak van betrokkenheid. “We zien daar een belangrijke rol weggelegd voor HR als link tussen de werknemer en de leidinggevende,” zegt Astrid. “Leidinggevenden moeten er zich voldoende bewust van zijn dat het aanpassen aan een nieuwe werkgever veel tijd vergt. Hoe toegankelijker ze zijn, hoe sneller de nieuwe werknemer op volle kracht kan meedraaien.”

Hoe kijken bedrijven naar onboarding – de visie van de HR-professional

HR-professionals zijn wel degelijk overtuigd van het nut van onboarding. De voornaamste reden die ze daarbij aangeven is dat werknemers zich dankzij een goed onboardingproces sneller thuis voelen in het bedrijf.

Uit het onderzoek blijkt duidelijk dat HR-professionals overtuigd zijn van het nut van een goed onboardingproces:

• 86% gelooft dat werknemers zich sneller thuis voelen in een bedrijf
• 74% gaat akkoord dat werknemers sneller ingewerkt zijn
• 53% denkt dat werknemers ook langer aan boord blijven
• 41% denkt dat een goed onboardingproces kostenbesparend werkt; uit het onderzoek blijkt inderdaad dat hoe langer het proces duurt, hoe groter de kostenbesparing wordt.

Toch zijn er een aantal uitdagingen waar ze in de praktijk mee worstelen:

• Een goede opvolging van de nieuwe medewerkers (49%)
• Een inconsistente aanpak en toepassing van onboarding doorheen de hele organisatie (48%)
• Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden binnen het bedrijf rond het onboardingproces (43%)
• Het meten van succes en doeltreffendheid van het onboardingprocess (43%); slechts 53% van de bevraagde HR-professionals geeft aan dat ze het onboardingproces evalueren door te meten

Het onderzoek gaat ook dieper in op de kijk van HR-professionals op de uitdagingen van de nieuwe werknemers. Ze denken dat nieuwkomers vooral worstelen met taken en verwachtingen binnen de job (66%) en met de integratie in de bedrijfscultuur (61%). Dat eerste blijkt inderdaad te kloppen. Wat bedrijfscultuur betreft, geeft echter slechts 37% van de bevraagde werknemers aan dat dit een probleem is. Een nog grotere kloof is er op het vlak van functieomschrijving. Terwijl slechts 29% van de bevraagde HR-professionals denkt dat de functie en rol voor nieuwe medewerkers onduidelijk is, geeft 64% van hen aan dat ze op dat vlak met veel vragen zitten.

Wat betreft de duur van het onboardingproces blijkt dat slechts 5% van de bedrijven continue inzet op onboarding. Positief is wel dat het proces volgens werknemers ongeveer een maand duurt, terwijl HR-professionals dat veel korter inschatten.

77% van de HR-professionals gelooft ten slotte dat onboarding in de toekomst aan belang zal winnen en dat ze er dus extra moeten op inzetten.

Investeren in technologie loont

Slechts 1/3 van de bevraagde bedrijven schakelt technologie in om hun onboardingproces in goede banen te leiden. Ze maken daarbij gebruik van specifieke software (10%), een webapplicatie (10%), een door het bedrijf zelf ontwikkeld systeem (36%) of een mix van software en webtoepassingen (44%). 

Wie gebruik maakt van technologie ziet de kosten van onboarding dalen. Daarnaast maakt het gebruik van technologie het ook makkelijker om te evalueren en te meten.

Waarom maken bedrijven gebruik van technologie?

• Nieuwe werknemer meer actief betrekken bij de onboarding (52%)
• Tijdswinst (38%)
• Verhogen van de doeltreffendheid van de communicatie tussen werkgever en werknemer (28%)
• Reduceren van administratie (27%)
• Integreren van digitale opleidingen in het onboardingproces (21%)
• Data rond het onboardingproces verzamelen die het proces kunnen verbeteren (15%)

“Enerzijds zijn heel wat bedrijven overtuigd van het nut van technologie voor onboarding. Maar toch merken we dat er nog veel koudwatervrees is om over te schakelen op technologische oplossingen. De reden daarvoor ligt grotendeels bij de kostprijs. Offline onboardingprocessen mogen dan wel goedkoper lijken, maar inefficiënte systemen die veel tijd opslorpen kosten ook veel, hetzij meer verborgen,” besluit Astrid. 

Download het volledige rapport 'Expectations versus reality of onboarding' op de website van Talmundo.