“We moesten eerst zelf transformeren”

Strategisch digitaliseren voor lokale besturen

Piva eGov is een provinciaal intern verzelfstandigd agentschap (piva), aanvankelijk opgericht om operationele ICT-ondersteuning te bieden aan lokale besturen in Oost-Vlaanderen. “Maar als je wilt dat ze de uitdagingen van vandaag het hoofd kunnen bieden, dan moet er vooral op ICT-strategisch vlak bijgestuurd worden”, zegt Dirk Goeminne, directeur van het agentschap. Samen met Vlerick ontwikkelde piva eGov een nieuwe dienstverlening op maat die lokale besturen moet helpen bij hun digitale transformatie.

Piva eGov 2.0

Dirk Goeminne - piva eGov“Maar we voelden ons niet klaar om strategische ondersteuning te bieden, dus moesten we eerst zelf transformeren”, vertelt Dirk. In 2016 stapte piva eGov dan ook samen met professor Stijn Viaene en senior researcher Joachim Van den Bergh in een transformatietraject. Tijdens een reeks interactieve workshops, gefaciliteerd door Stijn en Joachim, formuleerden Dirk en zijn team een vijftal praktische, richtinggevende vuistregels voor de strategische transformatie.

“Zo willen we ons positioneren als neutrale, niet-commerciële dienstverlener voor lokale besturen die operationele ondersteuning combineert met strategische bijsturing, en moeten onze interventies steeds meetbare positieve resultaten hebben”, zegt hij. “Bij het vastleggen van die regels hebben we bovendien steeds gekeken of er voldoende draagvlak voor was in onze organisatie.” 

Service design

Vervolgens werd het transformatietraject dat piva eGov zelf doorlopen had, samen met Stijn en Joachim verder uitgewerkt tot een begeleidingstraject voor lokale besturen.

“Dat gebeurde opnieuw aan de hand van interactieve workshops waarin we een instrumentarium ontwikkelden – een gedocumenteerd proces en diverse tools en technieken die we kunnen gebruiken om het traject aan te passen op maat van het lokale bestuur in kwestie”, aldus nog Dirk. “Een van de belangrijkste tools is een eenvoudig strategisch framework dat de ICT-strategie benadert op drie niveaus, aan de hand van drie vragen: (1) ‘richten’ of wat is de rol van ICT; (2) ‘inrichten’ of wat gaat ICT doen en (3) ‘verrichten’ of hoe gaat ICT werken.” 

Faciliteren en co-creëren

Vier lokale besturen, gemeente Horebeke, stad Ninove, gemeente Temse en stad Zottegem, werden betrokken bij de uitrol van de nieuwe dienstverlening. Een van de initiatieven in het kader van Vlaanderen Radicaal Digitaal was de I-monitor, waarmee steden en gemeenten hun digitale maturiteit konden evalueren. De steden en gemeenten die uit de evaluatie naar voren kwamen als minder matuur, werden uitgenodigd voor een begeleidingstraject. Deze vier zijn op die uitnodiging ingegaan. Zowel de ICT- als de beleidsmedewerkers namen deel aan het traject.

Tijdens elk begeleidingstraject trad piva eGov op als facilitator, maar bepaalden de deelnemers van het lokale bestuur, ICT-medewerkers én vertegenwoordigers van de businesskant, samen het strategisch kader, de prioriteiten en de vuistregels.

“Tijdens de uitrol hebben we ons begeleidingstraject en instrumentarium trouwens uitontwikkeld en verfijnd, op een iteratieve manier, door rekening te houden met feedback van alle betrokkenen”, blikt Dirk terug. “Werkte er iets niet, dan stuurden we tijdens een volgende sessie bij.”

Mentaliteitsomslag

“Op de drie strategische niveaus prioriteiten stellen waarvoor een draagvlak bestaat, en ze verankeren in enkele heldere vuistregels, dat alleen al zou moeten volstaan om de digitale maturiteit, met dezelfde beschikbare middelen, te verbeteren. Zo’n transformatietraject helpt immers om gerichter te werken, zodat de schaarse geïnvesteerde middelen resultaat opleveren”, vat Dirk samen.

En hij vervolgt: “Bij de vier deelnemende besturen heeft het alvast het broodnodige draagvlak voor de genomen beslissingen gecreëerd én een mentaliteitswijziging teweeggebracht: ICT wordt niet langer beschouwd als een louter ondersteunende functie, maar als integraal onderdeel van het beleid.”

Want daar wringt volgens Dirk het schoentje: “Nog al te vaak wordt ICT óf gezien als pure ondersteuning, óf gelijkgesteld aan flitsende apps en websites. Apps en websites zijn prima, hoor, maar voor die er zijn moet er soms structureel heel wat veranderen, en dat wil men weleens vergeten. Informatiegestuurde instanties worden realiteit. Wat informatie écht kan betekenen, welke rol de overheid te spelen heeft in de informatieontsluiting en  opbouw en hoe burgers kunnen participeren … dat wordt nog niet altijd goed ingeschat.”

En nu?

De vier lokale besturen krijgen een vervolgtraject aangeboden: “Samen met hen hebben we de richtinggevende principes bepaald voor de drie strategische niveaus, en nu gaan we er samen met hen voor zorgen dat ze die principes ook in de toekomst blijven hanteren.”

Andere lokale besturen hoeven niet te wachten op een nieuwe I-monitor om te kunnen instappen in een transformatietraject, legt Dirk uit: “In november vorig jaar organiseerden we samen met Vlerick een studiedag ‘Strategisch digitaliseren’ waaraan een dertigtal lokale besturen deelnamen. We hebben er onze nieuwe dienstverlening voorgesteld en momenteel lopen er vervolggesprekken met de deelnemers om te kijken of we iets voor hen kunnen betekenen.”

De gemeenteraadsverkiezingen van 2018 zouden trouwens voor sommige steden en gemeenten wel eens een katalysator kunnen zijn: “Administraties beginnen zelf na te denken over hoe ze, ondanks eventuele beleidswissels, toch een zekere continuïteit kunnen waarborgen. In beleidsnota’s adviseren ze de toekomstige coalities over de prioriteiten, bijvoorbeeld op het vlak van openbare werken en milieu, maar ook qua ICT. Zelf een digitaal transformatietraject doorlopen kan helpen om zo’n beleidsnota te schrijven. En dankzij Vlerick kunnen we hen bij dat transformatieproces begeleiden.”

De business voorop

Tot slot benadrukt Dirk nogmaals het belang van de eigen transformatie voor de nieuwe dienstverlening: “Twee jaar geleden focusten we nog op de technische kant van ICT en digitalisering. Vandaag staan de behoeften van de business voorop. Omdat ook onze technische experts in ons transformatietraject geparticipeerd hebben, denken ze nu veel meer na over het waarom van ICT. En die omslag zou zonder een partner als Vlerick niet gelukt zijn.”

Meer weten?
Lees het verslag over de studiedag ‘Strategisch digitaliseren’.

Accreditaties
& rankings

Equis Association of MBAs AACSB Financial Times