De digitale cfo: 10 belangrijke stappen op weg naar succes

Covid-19 zorgt ervoor dat bedrijven versneld digitaliseren. Zo werken we met z'n allen van thuis uit, worden we starend wakker op een dashboard en organiseren we virtuele vergaderingen en koffiepauzes. Ook lezen we hoe robots en AI-algoritmes ons leven makkelijker maken doordat ze autonoom grote volumes aan data analyseren en complexe problemen doorgronden. Lange leve dus de digitalisering!

Iedereen beseft dat een verdere digitalisering noodzakelijk is omdat ze toelaat dat we dingen slimmer, sneller en goedkoper doen. We worden dus productiever. Een recente CFO-studie toont echter dat de productiviteit van de meeste financiële afdelingen met 60% tot 80% is afgenomen sinds de start van de pandemie.

Er zijn tal van redenen die deze daling in productiviteit kunnen verklaren. Zo is van thuis uit werken met kinderen niet ideaal en leidt het gemis aan sociaal contact en ontspanning tot oververmoeidheid of stress. Maar er is meer aan de hand. Deze pandemie is immers de eerste echte test die nagaat hoever de financiële afdeling staat met de digitale transformatie. Alles van ervoor lijkt nu meer op een feel-good show. We kunnen bijgevolg heel veel leren van succesvolle digitale CFO's en daarbij zijn 10 dingen cruciaal:

1. Pas je aanwervingsbeleid aan
CFO's die inzetten op de digitalisering, passen best hun aanwervings- en retentiebeleid aan. Immers een tekort aan mensen met technologische competenties zal een negatieve impact hebben hoe de financiële afdeling beslissingen maakt en omgaat met data.

2. Maak rapportering gebruiksvriendelijker
Financiële afdelingen zitten op een berg aan data. De manier waarop die data worden voorgesteld of geïnterpreteerd, is vaak onderhevig aan specifieke vormvereisten of standaarden. Niet-financiële medewerkers ervaren financiële rapporten daarom vaak als te technisch of saai en haken af bij het lezen ervan. Digitale CFO's herdenken de manier waarop data wordt gepresenteerd en maken rapporten intuïtiever en gebruiksvriendelijker.

3. AI is een blijver
In de komende jaren zal AI de financiële afdeling grondig hervormen. Zo zal AI-technologie ervoor zorgen dat heel wat repetitieve taken worden geautomatiseerd, en staat ze de CFO bij in het nemen van complexe beslissingen. Dat alles op voorwaarde uiteraard dat de CFO de technologie begrijpt en investeert in de nodige opleidingen en infrastructuur. Enkele sleutelvragen die de CFO zich hierbij kan stellen: "Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn data-infrastructuur en dataprocessen AI-ondersteunend zijn?", "In welke profielen en opleidingen dienen we te investeren?", en “Welke taken kunnen worden uitgevoerd door slimme algoritmes?"

4. Herover finance analytics
Digitale CFO's gaan veel pro-actiever na hoe ze andere afdelingen zoals R&D, logistiek, IT, marketing en productie kunnen bijstaan met diepgaande analyses en strategische beslissingen. Een proactieve CFO kan ook de wildgroei aan rapporten en interpretaties tegengaan.

5. Nog een blijver: de cloud
Tal van CFO's gaven voor de Covid-19 crisis aan dat ze de cloud interessant vonden, maar waagden uiteindelijk niet de stap omdat de investering te hoog was of ze schrik hadden voor privacy en beveiligingsrisico's. Diezelfde CFO's merken nu op dat de traditionele ERP-systemen overbelast geraken sinds werknemers van thuis uit werken en dat bepaalde toepassingen en data van op afstand niet toegankelijk zijn. De overstap naar de cloud is daarom een noodzakelijke stap. Ze laat de financiële afdeling toe om veel sneller en flexibeler op te treden.

6. Rapportering op vraag
Rapporteringsverwachtingen zijn geëvolueerd en dit verhoogt de druk op de financiële afdeling om real-time te rapporteren. Ook externe belangengroepen eisen meer real-time toegang tot data en vergevorderde analyses. CFO's moeten begrijpen hoe deze verwachtingen om te zetten in realiteit: “Welke technologieën helpen hen bij "on demand" rapporteren?”, “Welke garanties kunnen worden gegeven wanneer financiële en niet-financiële data real-time worden gepubliceerd?”, en “Welke data komen uiteindelijk in aanmerking voor real-time rapportering?”

7. Digitale transformatie zorgt voor nieuwe risico's
Nu meer en meer bedrijven samen met hun klanten, leveranciers en de overheid deel uitmaken van een digitaal ecosysteem, krijgen ze ook meer en meer te maken met cybercriminaliteit zoals malware, ransomware (denk aan Picanol en Asco), identiteitsfraude, crypto hacking of systeemfraude. De digitale CFO handelt in nauw partnership met de CIO of het securityteam om een inschatting te maken van de mate waarin bedrijfsactiva worden blootgesteld aan deze cyberrisico's, welke kosten er mogelijk mee gepaard gaan en hoe hierover te rapporteren zowel intern als extern.

8. De CFO assisteert het AI-algoritme
Waar het AI-algoritme de CFO bijstaat in het nemen van complexe beslissingen, is het algoritme ook afhankelijk van de input van de CFO. Zo zorgt de digitale CFO ervoor dat het algoritme kan leren op basis van kwalitatieve en betrouwbare data, helpt de CFO met de interpretatie van de AI-resultaten, zeker wanneer die resultaten counter intuïtief zijn, en promoot de CFO het ethisch en duurzaam gebruik van de AI-technologie.

9. Innovatie en partnerships
In hun digitale reis, laten veel CFO's zich informeren door externe technologiespelers. Zo valt het aantal bedrijfjes dat RPA en boekhoudbots aanbiedt nog nauwelijks bij te houden. Maar de ervaring leert dat vele van die oplossingen niet zaligmakend zijn, zorgen voor heel wat andere problemen en worden vaak ook onterecht onder de noemer van AI-technologie verkocht. Ga daarom liever op zoek naar een technologiespeler die de klant centraal zet in plaats van het product, één die realistische targets aanhaalt en die inspirerend werkt. Digitale CFO's stimuleren ook een interne innovatie-cultuur. Heel wat AI-technologie is immers open-source en laat de financiële afdeling toe om zelf aan de slag te gaan. Een digitale CFO weet immers dat een standaard AI-oplossing niet bestaat. Elke bedrijfscontext is anders. Inzicht en een betere kennis van AI zal de CFO ook helpen beter in te schatten wat de technologie kan (en wat nog niet)!

10. CFO leiderschap
Nu de CFO meer en meer geïnteresseerd is in technologie zoals cloud computing, AI en andere analyse-vaardigheden, moet hij of zij ervoor oppassen dat de "harde" vorm van leiderschap niet domineert. Sowieso is de reputatie van de CFO er eerder een van een "harde noot" omdat hij/zij beslissingen neemt op basis van cijfers. Om de balans te bewaren, beschikt de digitale CFO daarom ook over ''softe" leiderschapskwaliteiten. Creativiteit, aanpassingsvermogen, integriteit, bescheidenheid, engagement en empathie zullen straks even belangrijk zijn om de financiële afdeling succesvol door het digitale tijdperk te leiden.

Kristof Stouthuysen is Associate Professor Management Accounting aan Vlerick Business School en KU Leuven. Aan Vlerick Business School leidt hij het Centre for Financial Leadership and Digital Transformation. Sinds enkele jaren richt hij zich op het gebruik van AI door de CFO en in financiële functies.