De magie van teamidentiteit bij virtuele projectteams

Teamidentiteit betekent: jezelf zien als een teamlid (geest), je optimaal inzetten voor een team (hart), en voldoening voelen omdat je deel uitmaakt van dat team (trots). Doorgaans identificeer je jezelf het meest met het team dat ruimtelijk het dichtst bij je staat. Leden van virtuele teams werken verspreid over diverse locaties – misschien zelfs verschillende landen – en hebben veel meer gemeen met medewerkers die dezelfde kantoorruimte delen dan met hun virtuele collega’s, ver weg in een andere vestiging (en tijdzone).

Net door die ‘hindernissen’ is een sterke teamidentiteit voor virtuele teams eens zo belangrijk. Virtuele teams met een sterke identiteit kunnen beter samenwerken, presteren en conflicten oplossen, ongeacht de geografische afstand tussen de leden en de complexiteit van de taken.

Die teamidentiteit bij virtuele teams kun je creëren of versterken door

• verhalen en ervaringen uit te wisselen, en voort te bouwen op raakpunten;
• elkaar op de hoogte te houden (regelmatig communiceren); en
• een goed proces- en zichtbaarheidsmanagement te hanteren.

1. Persoonlijke interacties

Vroege kennismaking

Breng – na de vorming van een team – alle leden zo snel mogelijk samen. Begin gerust meteen met enkele activiteiten waarbij de medewerkers heel persoonlijke informatie moeten delen. Dat is een goede manier om het ijs te breken. Uit onderzoek blijkt dat mensen elkaar veel sneller vertrouwen en zich veel beter op hun gemak voelen als ze persoonlijke informatie uitwisselen. Dit trucje is gebaseerd op de cognitieve dissonantietheorie. Mensen vertrouwen volslagen onbekenden veel makkelijker als ze heel persoonlijke informatie te weten komen. Praten ze daarentegen alleen over koetjes en kalfjes, dan wordt er veel minder snel vertrouwen opgebouwd.

Regelmatige persoonlijke bijeenkomsten

Een krap budget? Organiseer tóch regelmatig teamvergaderingen, want uiteindelijk zul je er geld mee besparen. Maar focus tijdens deze meetings zeker niet alleen op het werk. Je moet ook tijd vrijmaken om openhartig met elkaar te praten en uitvoerig kennis te maken. Zorg ervoor dat je de mensen met wie je samenwerkt persoonlijk kent. In de toekomst zal je daar zeker baat bij vinden, bijvoorbeeld als je hulp nodig hebt of wilt voorkomen dat conflicten uit de hand lopen.

Locatie, locatie, locatie

De bijeenkomsten zullen meestal plaatsvinden in het hoofdkantoor van de organisatie of – als het budget dit toelaat – op een luxueuze of exotische locatie. Een blunder van formaat! De hoofdzetel is misschien wel een handige plek om samen te komen, maar straalt ook machtsongelijkheid uit. Een neutralere omgeving is dan weer fijn om het ijs te breken en op een gezellige manier met elkaar om te gaan, maar leidt de aandacht mogelijk te ver af van de essentie van de samenkomst. Dus: organiseer meetings volgens een rotatiesysteem in de verschillende vestigingen. Een ideale manier om de interculturele competenties van de teamleden te verbeteren! Maar belangrijker nog: zo ervaar je zelf hoe het er in een bepaalde vestiging aan toegaat, en kun je jezelf een beeld vormen van de dagelijkse gang van zaken, de workflow, beperkingen, voorzieningen, lokale bedrijfscultuur en mensen. Zo komen de teamleden meer te weten over elkaar, en elkaars activiteiten buiten de teleconferenties.

Wine them, dine them, charm them

Uiteraard moeten deze ontmoetingen deels ook plaatsvinden buiten de kantoormuren. Niets is immers beter dan een heerlijke maaltijd en een lekker glas om de tongen los te maken en de harten te verwarmen. 

Kritieke momenten

Niemand staat te trappelen om face to face een gevoelig onderwerp aan te snijden of een escalerend conflict aan te pakken. Het is nu eenmaal veel makkelijker om dat indirect te doen. Toch kan een persoonlijk bezoek de moeite waard zijn. Uiteindelijk kun je zo misschien heel wat kosten besparen … en een zakelijke relatie redden. Heb je twijfels? Bel even. Blijft de twijfel knagen? Stap dan in je auto of boek een vlucht.

2. Online socializen

Werk bij het begin van elke virtuele meeting aan je sociale relatie

Maak even tijd om aan de teamleden te vragen hoe het gaat met hun gezin, te informeren naar hun hobby’s, te polsen of ze die marathon hebben uitgelopen … Voor het begin van een meeting praten medewerkers spontaan over alledaagse dingen. Dat kan ook perfect online! Misschien komt het aanvankelijk wat gekunsteld over om het topmoment van de afgelopen week te delen. Maar voor je het weet, is het de normaalste zaak van de wereld. Werk je in een bedrijf waar alles draait om efficiëntie? Maak er dan een gewoonte van om 5 à 10 minuten vroeger in te loggen en een babbeltje te maken. 

Ga op zoek naar het ‘dagelijkse interactiemoment’ van je team

Zo creëerde een manager die een internationaal team leidde een dagelijks ritueel: elke ochtend deelden de teamleden – verspreid over drie landen – hun ‘ochtendsong’ via een gemeenschappelijke playlist. Niet alleen een zeer leuke manier om ’s morgens even te communiceren en elkaar op originele wijze te begroeten, maar ook ideaal om stemmingen en emoties uit te drukken die niet spontaan tot uiting komen tijdens een gesprek.

Communiceren

Bellen op ‘crisismomenten’ (als de baas aan de lijn hangt, brandt het vast ergens) is een van de ergerlijkste managementpraktijken. Vooral als de baas ver weg is. Mail of bel je teamleden dus niet gewoon om na te gaan of het werk opschiet, taken uit te delen of slecht nieuws te vertellen. Probeer systematisch tijd te maken om contact op te nemen – zomaar. Voer open gesprekken zonder achterliggende reden, en bel mensen gewoon even op om te vragen hoe het met hen gaat en of alles goed verloopt (en maak daarbij duidelijk dat je niet uit bent op een verslag). Net zoals je nu en dan op vrijdagmiddag zou langsgaan voor een kop koffie, en om even te praten over de weekendplannen. Die informele gesprekken zijn bijzonder leerrijk. Bovendien kom je zo ook belangrijke informatie te weten die eigenlijk als irrelevant werd beschouwd.

Het gebruik van sociale media (intern of extern) bevordert de identiteit en de prestaties

Gebruikmaken van gedeelde virtuele ruimtes, zoals sociale media (Facebook, Pinterest enz.) of het Yammer-netwerk tijdens de werkuren is GEEN tijdverlies. Deze diensten kunnen ervoor zorgen dat mensen raakvlakken vinden, en zich zo sterker identificeren met het team. Steeds weer blijkt dat teams die uitvoerig communiceren zich makkelijker aanpassen op crisismomenten. Omdat de teamleden een vertrouwensband hebben opgebouwd, zullen ze minder snel conflicten uit de hand laten lopen of zwartepieten bij een probleem.

Vervang teambuilding door onlinespellen (als je er echt helemaal voor wilt gaan)

Sommige bedrijven organiseren virtuele teambuildingsactiviteiten die hetzelfde doel dienen als face to face teambuilding.

3. Beloning en zichtbaarheid

Vroege successen

Organiseer de eerste projecten zó dat ze succesvol zijn. Niets is immers beter voor de moraal en het eergevoel van het team.

Virtuele beloningssystemen

Je kunt op heel wat symbolische, informele manieren waardering tonen en inzet belonen – en dat hoeft helemaal niets te kosten. Sommige bedrijven passen een badgesysteem toe, maar je kunt bijvoorbeeld ook aan het begin van een vergadering grappige icoontjes voorstellen als symbool voor goede prestaties, trakteren op een virtuele fles champagne of een daverend applaus geven. Iedereen doet af en toe graag eens lekker gek, zelfs de meest serieuze mensen.

Individuele erkenning bij het begin van elke virtuele vergadering

Toon wat jij als leider écht belangrijk vindt. Je kunt prestaties, inzet, gedragingen, gewaagde experimenten … belonen, of alle mogelijke aspecten die jouw team zo bijzonder maken.

Breng de ‘echte locatiemanagers’ van alle teamleden op de hoogte van hun prestaties

Laat de locatiemanagers weten hoe hard de teamleden werken, wat ze hebben gepresteerd en hoe ze daarin geslaagd zijn, dat er een drukke periode aankomt … De prestaties van de teamleden zijn bevorderlijk voor de goede reputatie van hun afdeling. Iedereen wil delen in het succes van een ander …

Zorg ervoor dat je team zichtbaar is in de organisatie en voor belangrijke stakeholders

Inspelen op het eergevoel is een van de makkelijkste manieren om de teamidentiteit te versterken. Hoe meer je jouw team en de groei ervan in de kijker zet voor de organisatie en belangrijke stakeholders, hoe meer ondersteuning je krijgt voor je project. Bovendien zorg je er zo ook voor dat anderen het project niet beschouwen als een black box die het bedrijf financieel leegzuigt, maar als een waardevol initiatief waar iedereen trots op is.