Fysiek vergaderen enkel nodig wanneer hoge betrokkenheid is vereist

Daarnaast stelt het team van onderzoekers dat het belang van de visuele aspecten toeneemt als een vergadering een groot aantal deelnemers heeft of langer dan een uur duurt. In dat geval zijn videoconferenties of fysieke vergaderingen aangewezen. Voor vergaderingen met een beperkt aantal deelnemers (maximaal een vijftal) en vergaderingen die minder dan een uur duren, volstaat enkel audio.

Het kader werd ontwikkeld door Steve Muylle, Professor Digitale Strategie en Bedrijfsmarketing bij Vlerick Business School, in samenwerking met Willem Standaert, Associate Professor aan de HEC Liège, en Amit Basu, Professor aan de Cox School of Business (VS).

De professoren wilden een kader creëren om organisaties te helpen de beste vergadervorm te kiezen in het postcoronatijdperk. Daartoe onderzochten ze vier belangrijke vergadervormen: audioconferentie, videoconferentie, telepresence en face-to-face.

Om de juiste vergadervorm te kiezen moeten we volgens de professoren eerst twee belangrijke vragen beantwoorden. Waarom wordt de vergadering georganiseerd? En wat zijn de belangrijkste mogelijkheden van de gekozen vergadervorm?

De onderzoekers schoven onder meer de volgende vergaderdoelstellingen naar voren: gewoon informatie uitwisselen, belangrijke beslissingen nemen, specifieke emoties communiceren en relaties uitbouwen. De onderzochte mogelijkheden waren: de stem van de deelnemers horen, computerschermen delen, elkaars lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen zien, zich samen in één ruimte bevinden en observeren waar de deelnemers naar kijken.

Uit de resultaten bleek dat alle vier de vergaderdoelstellingen enkel bereikt kunnen worden met telepresence of een face-to-facevergadering. Hoewel fysieke vergaderingen goed werken wanneer een hoge betrokkenheid vereist is en om vertrouwen op te bouwen of de banden aan te halen, moet er ook rekening gehouden worden met de kosten.

Professor Steve Muylle: “Door de coronapandemie is het gebruik van digitale vergadertechnologie drastisch toegenomen. Tegenwoordig wordt er opnieuw gereisd en fysiek vergaderd, maar het aantal onlinevergaderingen ligt nog steeds een pak hoger dan vóór de pandemie. Gartner verwacht dat 75% van de vergaderingen tegen 2024 online zal gebeuren. Organisaties moeten niet alleen rekening houden met de kosten van fysieke vergaderingen, maar ook met de milieu-impact en de noodzaak om doeltreffende zakelijke beslissingen te nemen. Organisaties moeten de impact van elke vergadervorm beter begrijpen en de kosten en voordelen ervan goed tegen elkaar afwegen.”

De onderzoekers geven ook aan dat bij hybride vergaderingen een grote discrepantie tussen de vergadervormen leidt tot een lagere doeltreffendheid. Bijvoorbeeld wanneer iemand de vergadering face-to-face leidt en iemand alleen deelneemt via audioconferentie, is de kans groot dat het een onproductieve vergadering wordt.

Met dit kader hopen de onderzoekers organisaties te ondersteunen om hun investeringen in online vergadertechnologieën te evalueren en organisatoren van vergaderingen te helpen een doeltreffende vergadermethode te kiezen die werkt voor alle betrokkenen.