Een IT roadmap voor ziekenhuizen: geen one size fits all

Digitale technologieën zijn niet meer weg te denken uit de gezondheidszorg. Ze dragen bij tot een betere én goedkopere zorgverlening. Beleidsmakers zetten volop in op eHealth en op samenwerking tussen de verschillende actoren in het zorgecosysteem. Belgische ziekenhuizen hebben IT echter al te lang gebruikt als een louter ondersteunende tool, met alle gevolgen van dien. Voor hen is het zaak de boot niet te missen. Professor Brecht Cardoen en professor Bjorn Cumps leggen uit hoe een tool, ontwikkeld in samenwerking met ziekenhuizen en hun stakeholders, daarbij kan helpen.

“Het plan was om een uniforme IT-roadmap naar voren te schuiven, die dan zou kunnen helpen om de verdere digitalisering van de ziekenhuissector in goede banen te leiden”, steekt Brecht van wal. “Om een beter beeld te krijgen van de uitdagingen op het gebied van IT, hebben we eerst verschillende externe partijen geconsulteerd – partijen die met en voor ziekenhuizen werken of die gespecialiseerd zijn in IT voor de gezondheidszorg. De resultaten van die interviews, aangevuld met inzichten uit de literatuur werden tijdens een workshop met ziekenhuisdirecteurs gevalideerd en aangevuld.”

Patiëntgerichtheid vraagt standaardisatie en integratie

In profitorganisaties draait digitalisering om customer centricity, klantgerichtheid, in ziekenhuizen om patiëntgerichtheid. Hoe zorgen we ervoor dat de patiënt de regie krijgt, dat hij toegang krijgt tot al zijn informatie, zelf afspraken kan maken en verplaatsen, maar ook dat hij over de hele lijn kan worden gevolgd? “Informatie moet dus niet alleen betrekking hebben op zijn passage in een welbepaald ziekenhuis, maar op al zijn ziekenhuisopnames en/of onderzoeken, waar dan ook”, legt Brecht uit. “De overheid moedigt ziekenhuisnetwerken aan, informatie-uitwisseling tussen ziekenhuizen in een netwerk en tussen verschillende netwerken is dus cruciaal. In de toekomst willen we ook werken aan preventie, voorkomen dat iemand opnieuw ziek wordt. Dat betekent informatie uitwisselen die nodig is voor de verdere opvolging van een patiënt nadat hij uit het ziekenhuis ontslagen is, en daar zijn allerlei externe partijen bij betrokken: huisartsen, kinesitherapeuten, thuisverpleging, woonzorgcentra enz. Informatie kan maar efficiënt worden uitgewisseld als ze gestandaardiseerd is en als de betrokken processen en systemen geïntegreerd zijn.”

Werk aan de winkel

“Nu is IT in ziekenhuizen typisch weinig gestructureerd, zeer gefragmenteerd, onvoldoende geïntegreerd en gestandaardiseerd. Bovendien is er in de loop der jaren ook te weinig in geïnvesteerd”, zegt Bjorn. “Meer nog dan in andere sectoren is er sprake van silovorming: elke afdeling in het ziekenhuis heeft zijn eigen IT-infrastructuur en een eigen manier van werken. Uit onze interviews blijkt dat er een grote mismatch is tussen de ambities van onze beleidsmakers en het ziekenhuismanagement en wat de huidige IT-infrastructuur kan ondersteunen.”

Wat willen we doen?

“Dat brengt ons bij mijn vakgebied, dat van de enterprise architecture”, glimlacht hij. “Enterprise architecture brengt de business- en IT-architectuur in kaart en laat ze op elkaar aansluiten. Een instrument dat we daarvoor gebruiken is de capability map. We kijken niet naar processen, naar hóe iets gebeurt, maar naar capabilities, naar wát een ziekenhuis moet en/of wil doen. Daarbij maken we een onderscheid tussen zogenoemde key capabilities, bijvoorbeeld interne zorgorkestratie en de bijbehorende sub capabilities, bijvoorbeeld opnameplanning, ontslagplanning enz. en die worden dan schematisch weergegeven in zo’n capability map. Business- en IT-architectuur op elkaar laten aansluiten betekent dat je gegevens, devices, applicaties en infrastructuur op poten zet om de business capabilities te faciliteren. Die IT capabilities worden op eenzelfde manier in die map weergegeven.”

Capability map Belgian hospitals

Figuur 1: Capability map voor Belgische ziekenhuizen. De donkergrijze blokjes zijn de key capabilities, de lichtgrijze de sub capabilities.

Is de capability map die werd opgesteld voldoende representatief? Brecht knikt. “Op basis van onze ervaringen met het Belgisch ziekenhuislandschap en die van andere onderzoekers hebben we een eerste aanzet gegeven. Vervolgens hebben we die map iteratief verfijnd in samenwerking met externe partijen en met ziekenhuismanagement, CEO’s en CIO’s. Hij is ook getest en gevalideerd aan de hand van vier case studies. Misschien is hij nog niet helemaal volledig, maar hij is voldoende generiek zodat ook ziekenhuizen die niet bij de oefening betrokken waren hem kunnen gebruiken.”

Het ene ziekenhuis is het andere niet

Hoe gebruik je zo’n capability map precies? Bjorn: “Je kan ermee in kaart brengen op welke capabilities je goed scoort, op welke minder, op welke je wilt focussen en wat dat dan betekent – welke capabilities moet je aanscherpen, welke niet, in welke IT capabilities moet je investeren? Als je de verschillende scores laat overeenstemmen met een bepaalde kleur, krijg je een overzichtelijke heatmap die je als basis kunt gebruiken om een IT-roadmap, een actieplan, uit te werken.

“Dat is ook de oefening die we met vier ziekenhuizen gemaakt hebben”, vult Brecht aan. “Daaruit bleek weer dat er een mismatch is tussen wat de business zou willen kunnen doen en wat IT momenteel kan ondersteunen. Maar hoewel er gelijkenissen zijn – fragmentatie, gebrek aan integratie, silo’s … waren er toch ook belangrijke verschillen, niet alleen qua capabilities, maar ook qua ambities. Terwijl in sommige ziekenhuizen al wordt gewerkt aan externe integratie met het ziekenhuisnetwerk, hebben andere ziekenhuizen nog moeite om intern gegevens uit te wisselen. De vier gaven aan dat er op het gebied van patient engagement ruimte was voor verbetering, maar uit de interviews bleek dat het maar voor twee ziekenhuizen een strategische prioriteit is die dus een impact heeft op hun IT-roadmap.”

“Verschillende capabilities zijn met elkaar verbonden en deze tool helpt om dat duidelijk te maken”, gaat Bjorn verder. “Als je bijvoorbeeld beter wilt worden qua externe zorgorkestratie, welke andere capabilities zijn daar dan noodzakelijkerwijze bij betrokken? Wat moet daarmee gebeuren? Welke investeringen in data, apparatuur, applicaties en/of infrastructuur komen erbij kijken? Door de betrokken blokjes in te kleuren, zie je in een oogopslag wat de impact is van je strategische keuze.”

Elektronisch patiëntendossier

Niet alle ziekenhuizen staan even ver, en niet alle ziekenhuizen hebben dezelfde prioriteiten. Een project waar alle ziekenhuizen wel mee bezig zijn, is het EPR, het Electronic Patient Record of elektronisch patiëntendossier1. Ze moeten wel, want het is een van de belangrijkste van de 20 actiepunten van het Plan eGezondheid van minister Maggie De Block.

“Als er één project is dat de toegevoegde waarde van een capability map illustreert is het wel dit”, benadrukt Brecht. “Als geen ander raakt het aan zo veel verschillende elementen van de business- en IT-architectuur. Het ondersteunt nagenoeg alle geïdentificeerde business capabilities. Een goed geïmplementeerd EPR is vooral belangrijk om de externe zorgorkestratie in goede banen te leiden. Als we echt willen evolueren naar een geïntegreerd zorgecosysteem, is dat een conditio sine qua non.”

Aan de slag

“Het originele plan – een uniforme IT-roadmap voor alle ziekenhuizen – hebben we laten varen, precies omdat gebleken is dat er zo veel onderlinge verschillen zijn. Bovendien zijn rigide roadmaps die een transitietraject beschrijven voor een periode van 10 jaar, zoals dat vroeger gebruikelijk was, niet langer werkbaar”, aldus Bjorn.

“Inderdaad,” knikt Brecht, “in een snel veranderende omgeving met tal van onzekerheden en onbekenden is het belangrijk dat je als organisatie robuust, veerkrachtig en wendbaar blijft en keuzes maakt die zowel op korte als lange termijn de juiste zijn. Zo moet de IT-roadmap ook worden opgevat: als een actieplan om de strategisch belangrijke capabilities uit te bouwen of aan te scherpen en door middel van de nodige IT-investeringen te ondersteunen, op zo’n manier dat het ziekenhuis flexibel genoeg is om om te gaan met veranderingen en onverwachte ontwikkelingen. Dat plan zal dus voor elk ziekenhuis anders zijn.”

1 Een EPR is de elektronische versie van een medisch dossier met de volledige ziekte- en zorggeschiedenis van een patiënt, onderzoeken, behandelingen, ziekenhuisopnames, inclusief voorgeschreven medicatie.

 

Meer weten? Download de volledige paper ‘Towards an IT Roadmap for Belgian Hospitals. Je vindt er een uitgebreide beschrijving van de IT-uitdagingen voor ziekenhuizen, de verschillende capabilities en de vier case studies. Het gebruik van de capability map wordt geïllustreerd aan de hand van het EPR-project. Deze studie werd mede mogelijk gemaakt door een onvoorwaardelijke financiële bijdrage van Xperthis in opdracht van de Belgische Vereniging van Ziekenhuisdirecteurs (ABDH/BVZD).

Over de auteurs
Brecht Cardoen is associate professor Technology & Operations Management aan Vlerick Business School en aan de faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen van de KU Leuven. Hij staat ook aan het hoofd van diverse initiatieven van het Vlerick Healthcare Management Centre, waaronder het onderzoekscentrum MINOZ. Bjorn Cumps is professor of Management Practice in de Area Technology & Operations Management, waar hij het kennisdomein rond Enterprise Architecture verder uitwerkt. Hij maakt ook deel uit van het Vlerick Centre for Financial Services, waar hij verantwoordelijk is voor het onderzoek rond Financial Services Operations. Mathias Boënne is doctoraal onderzoeker in de Innovatiecluster van Vlerick Business School.

Accreditaties
& rankings

Equis Association of MBAs AACSB Financial Times