Hoe kan de publieke sector innovatiever omgaan met aanbestedingen?

Belangrijkste inzichten

  • Innovatief aankopen betekent gebruik maken van innovatieve aankoopmethodes met als doel het inkoopproces te stroomlijnen en efficiënter te maken
  • De publieke sector in België doet dat nog te weinig en houdt veelal vast aan de traditionele methode
  • Innovatief aankopen heeft twee grote voordelen: kostenbesparing en het stimuleren van innovatie
  • Innovatief aankopen vereist een aantal basisvoorwaarden: (1) een aangepaste wetgeving, (2) tolerantie tegenover het nemen van risico’s en falen, (3) een grotere betrokkenheid van de bedrijfswereld, (4) het delen van kennis, (5) een korte en meer open formulering van wat je precies wil inkopen, (6) het geven van spontane feedback aan deelnemende bedrijven tijdens het proces, (7) een attitude van transparantie en openheid.

Voor de aankoop van goederen en diensten maakt de publieke sector gebruik van openbare aanbestedingen. Deze overheidsopdrachten verlopen echter niet altijd volgens een doeltreffend en uniform proces, wat leidt tot gemiste opportuniteiten. Enerzijds staat de overheid voor de uitdaging om de uitgaven steeds meer te beperken en budgetten zo efficiënt mogelijk aan te wenden. En laten overheidsopdrachten nu net zorgen voor een aanzienlijke hap uit het budget. Anderzijds zou de overheid via haar inkoopbeleid ook kunnen bijdragen tot het aanzwengelen van innovatie in België door bijvoorbeeld meer start-ups te betrekken bij overheidsopdrachten. Hoog tijd dus om de huidige processen te evalueren, vernieuwen en te stroomlijnen. In vaktermen heet dat ‘innovatief inkopen’, of ook wel ‘innovative procurement’.

In het kader van zijn lopende doctoraatsonderzoek aan Vlerick Business School bestudeerde Ben De Coninck hoe het op dit moment gesteld is met innovatief inkopen bij de Belgische overheid. Hij bevroeg daarvoor - met de hulp van professor Stijn Viaene en professor Jan Leysen - diverse Belgische stakeholders op zowel federaal, regionaal als lokaal niveau via interviews, en vulde die bevindingen verder aan via een rondetafelconferentie en een literatuurstudie. Bedoeling van deze barometer is om een aanzet te geven tot verdere samenwerking over verschillende instanties heen om gezamenlijk tot een efficiënter inkoopproces te komen. Het onderzoek wordt bekrachtigd door Steven Vandeput, Federaal Minister van Defensie en Ambtenarenzaken.

Wat is innovatief inkopen?

Om alle betrokkenen op dezelfde lijn te krijgen, heb je eerst een goede definitie nodig. Daarvoor werd een zogenaamde ‘Procurement Matrix’ opgesteld die (overheids)aankopen vanuit twee dimensies bekijkt:

1/ WAT koop je aan?

  • Standaardoplossing: bestaande, traditionele producten of diensten die hun deugdelijkheid bewezen hebben
  • Innovatieve oplossing: recent ontwikkelde producten of diensten die nieuw zijn op de markt en waar je als inkoper een hoger risico neemt
  • Onderzoek & Ontwikkeling: producten en diensten die nog in ontwikkelingsfase zitten en nog niet klaar zijn voor commercialisering (prototypes)

2/ HOE koop je iets aan?

  • Via bestaande inkoopmethodes: traditioneel op papier en aangetekend
  • Via nieuwe inkoopmethodes: methodes die zorgen voor een verhoogde transparantie en competitie en een reductie van de kosten

Strikt gezien betekent innovatief inkopen dat je gebruik maakt van innovatieve inkoopmethodes. Wat je daarbij aankoopt – en dus hoe vernieuwend dat product of die dienst is – speelt daarbij geen rol. Innovatief inkopen is dus iets helemaal anders dan innovatiegericht aankopen, waarbij je specifiek op zoek gaat naar innovatieve oplossingen, al dan niet nog in de testfase.

Remmende factoren

Uit interviews met betrokkenen bleek dat er nog heel wat uitdagingen zijn, wil je tot een echt innovatief inkoopbeleid komen in de Belgische publieke sector.

  1. Gebrek aan innovatieve wetgeving die meer flexibiliteit toelaat inzake de gevolgde procedures
    Daarbij is het belangrijk om de wetgeving aan te passen van onderen uit, om niet te overreguleren, en een zo groot mogelijk mate van verantwoordelijkheid toe te laten.
  2. Mentaliteitswijziging die de klant centraal plaatst in het inkoopproces
    Het komt er op aan om de noden van de eindklant zo goed mogelijk te vertalen in een geschikte oplossing. Te veel administratieve stappen en rigide procedures belemmeren deze mentaliteitswijziging. De oprichting van een innovatief netwerk dat overleg en kennisdeling stimuleert tussen overheid en bedrijfswereld zou een andere kijk kunnen bevorderen.
  3. Meer betrokkenheid van KMO’s en start-ups bij overheidsaanbestedingen
    Het huidige e-platform waar de overheid gebruik van maakt, is voor hen onvoldoende flexibel en gebruiksvriendelijk. Een mogelijke rol is hier ook weggelegd voor federaties als Unizo of VOKA om KMO’s en start-ups beter te begeleiden bij hun deelname in overheidsaanbestedingen. Andere opties om deze aanbestedingen voor hen aantrekkelijker te maken zijn het geven van feedback na het verloop van de procedure en het gebruik van korte en heldere omschrijvingen van de gezochte oplossing.

Huidige initiatieven in België

Hoe ver staan we in ons land wat innovatieve inkoop betreft? Onderzoeker Ben De Coninck maakte een lijst van enkele initiatieven in België*. Hij gaf die een plaats op de Procurement Matrix (wat koop je aan en hoe). Daaruit blijkt vooral dat slechts een heel beperkt aantal overheidsinstellingen stappen onderneemt om het inkoopproces echt te veranderen; de meesten houden vast aan de traditionele manier. De tweede belangrijke conclusie is dat er nog veel opportuniteiten weggelegd zijn voor het stimuleren van zowel de ontwikkeling als op de markt brengen van innovaties. Indien de publieke sector werk maakt van een grondige innovatie van de inkoopprocessen zou dat een serieuze boost kunnen geven aan innovatie in België.

Meer lezen? Download het onderzoeksrapport 'Barometer Innovative Public Procurement in Belgium'.

* Digipolis, FOD Beleid & Ondersteuning – directoraat-generaal Digitale Transformatie, PIO – Programma Innovatieve Overheidsopdrachten, e-Procurement Platform van de FOD Beleid & Ondersteuning, Vlaams Departement Mobiliteit en Openbare werken, Nido Innovation Lab, Traject 1 Redesign van de federale overheid, V-ICT-OR

Accreditaties
& rankings

Equis Association of MBAs AACSB Financial Times