De kracht van Enterprise architectuur als ruggengraat voor een wendbare digitale overheid

Inzichten uit workshop samen met Corporate Partner AXI en ervaringsdeskundigen van de Vlaamse overheid

BlogEnterprise architectureDigitale Transformatie
Stijn Viaene

Door Stijn Viaene

Professor of Digital Transformation

18 oktober 2021
1297151834

Waar Enterprise Architectuur (EA) al een zekere houdbaarheid heeft bewezen in de overheid, is dat voor de ambitieuze nieuwkomer agility – of ook wel ‘wendbaarheid’ – nog niet het geval. De digitale ambities van de regionale overheid zijn niet gering en we menen dat het succes ervan zal afhangen van zowel die wendbaarheid als de robuustheid die EA kan brengen.

Daarom haalden we er in een virtuele workshop een panel ervaringsdeskundigen van de Vlaamse Overheid zelf bij. De doelstelling van de workshop was drieledig:

  • onze denkpatronen uitdagen en zo nodig bijsturen;
  • een thema openen dat nog te weinig gekend is;
  • en door middel van een paradox-lens een nieuwe manier van denken introduceren en testen.

Het unieke aan de paradox-lens is dat ze helpt om op een zinvolle en werkbare manier spanningen bespreekbaar te maken die eigen zijn aan de veeleisendheid en verscheidenheid van hedendaagse bedrijfsvoering en publiek management.

In een eerste deel van de drie uur durende workshop lag de nadruk op het bespreken van enkele stellingen rond EA en de rol die we die discipline toedichten. In het tweede deel schakelden we met behulp van een virtueel samenwerkingsplatform een versnelling hoger en testten de paradox-lens uit op het workshopthema.

Het sein voor het panel om – met een paar omwegen langs het filosofische – een spiegel voor te houden aan het onderzoeksteam en elkaar uit te dagen om de EA-praktijk in hun respectievelijke organisaties onder de loep te nemen.

Definitie en scope van EA

Academici beginnen graag vanuit stevige definities, iets wat we overigens gemeen hebben met enterprise architecten. Daarom duurde het ook niet lang of de eerste begrippen werden toegelicht en met de nodige definities bedacht. De titel van de workshop verwijst naar de digitale overheid. Een gewenst gevolg van de brede inzet op digitale transformatie in de overheid vandaag. Maar wat verstaat men dan onder digitale transformatie?

Is digitale transformatie iets wat we al lang kennen en doen, zeg maar sinds ICT zich manifesteerde in de organisatie? Of is er iets fundamenteel anders aan de huidige opmars van digitale technologieën en de manier waarop die in allerlei toepassingen de maatschappij beïnvloeden en veranderen? Het mag duidelijk zijn dat we beide pistes kunnen onderbouwen. Uit de discussie puren we toch vooral het idee dat er een versnelling gaande is in door technologie gedreven verandering die geen precedent kent. Die versnelling biedt ongeziene mogelijkheden tot innovatie die in staat is sectoren fundamenteel te veranderen. Net daarom is er nood aan een discipline die weet om te gaan met de complexiteit die inherent is aan digitale technologie en organisatieverandering.

Daar komt EA op de proppen. In de overheid biedt de disruptieve kracht van digitale technologie de mogelijkheid om dienstverlenende en ondersteunende processen fundamenteel anders in te richten. Met de jaren voelen de panelleden een verschuiving van het operationele – waar efficiëntie het codewoord is – naar het strategische, waar digitale transformatie het organisatiemodel en de dienstverlening drastisch impacteert. Dat dit geen symbolische shift is, bewijst de visie van de Vlaamse Overheid waar termen als ‘low touch’ en ‘pro-activiteit’ opduiken en het digitaal relanceplan recent werd gepresenteerd met als doel de regio naar de top te katapulteren op het vlak van digitalisering.

Terug naar EA dan. Hoe definiëren de panelleden de rol van EA binnen het veranderend speelveld van de digitale overheid? De discipline heeft blijkbaar links en rechts wat blutsen en builen opgelopen in de Vlaamse Overheid. Sommigen bedienen zich zelfs liever niet meer van de term EA. Een doorgedreven focus op compliance en modellering heeft een boekhoudkundige ondertoon meegegeven aan EA. Soms werden architecten een club van dwarsliggers die gezien werden als een rem op vernieuwing en snelheid van verandering. De panelleden benadrukken evenwel dat dit vandaag volledig anders ligt: EA combineert in principe de kracht van ideeën, beschrijving en overzicht met een open geest die zich richt op het zichtbaar maken van complexiteit, het faciliteren van vernieuwing en het verwezenlijken van de digitale visie van overheidsorganisaties.

Wanneer we beginnen over de meta-discipline EA – dat is het vermogen van EA om andere disciplines rond de tafel te brengen en aaneen te rijgen – wordt het panel feller in de discussie. Het uitroepen van EA tot discipline die de andere domeinen overstijgt en sturend optreedt, lijkt een brug te ver voor onze panelleden. Liever hebben ze het over EA als een discipline die het nemen van beslissingen en het implementeren van een visie ondersteunt. Het wordt een wapen genoemd om de organisatie te beheersen, maar ook te ontwikkelen voor een digitale toekomst. EA wordt gepositioneerd als een krachtig middel om de doelen van de organisatie te bereiken. Welke deze doelen zijn, is deel van de strategische oriëntatie van de specifieke overheidsdienst of agentschap, maar digitale transformatie komt er steevast in voor.

Gelet op de eerdere definiëring van EA moeten we ook de rol van de enterprise architect onder de loep nemen. Hoe manifesteert de architect zich het best om zijn rol in te vullen als verbinder en ‘opportunity architect’? (Zie referenties onderaan naar eerdere publicaties.) Met andere woorden: hoe zorgt EA ervoor dat de organisatie klaar is om snel én duurzaam te reageren op opportuniteiten en uitdagingen in de omgeving? Hier wordt dikwijls verwezen naar wendbaarheid, het code- of modewoord om te duiden op de capaciteit om op systematische basis opportuniteiten te identificeren en ze snel te kunnen omzetten in toegevoegde waarde voor burgers en andere klanten in de overheidscontext. EA is dan een managementtool om keuzes te helpen maken, aan ‘drill down’ te doen, complexiteit op te delen, en verschillende snelheden toe te laten in de organisatie.

Volgens het panel neemt een goede enterprise architect maar best een pak communicatievaardigheden mee onder de arm. Hij/zij bekwaamt zich in het verhelderen van complexiteit, ondersteund door methodologische kennis maar – en dat is toch relatief nieuw – met een open geest en het oog op de onvermijdelijke vraag tot innovatie, verandering en vernieuwing. Strikt genomen, zo argumenteert een panellid, is wendbaarheid zonder EA denkbaar en mogelijk, maar het zou zich op niet al te lange termijn wreken, in de vorm van fouten, beperkte houdbaarheid, toenemende complexiteit en een gebrek aan compatibiliteit. Dus ja, EA zou wel degelijk als de ruggengraat voor een wendbare digitale overheid moeten optreden en de architect zelf dient dit te belichamen.

Spanning en paradox

In recent onderzoek zetten professoren Stijn Viaene (Vlerick) en Lieselot Danneels (Ugent) de term ‘managementparadox’ neer en waarom die bruikbaar is bij het maken van keuzes in de context van digitale transformaties. Let op, een paradox is van een ander slag dan een dilemma, waar een keuze, per definitie, een binair gegeven is; het is het ene of het andere. In een paradox gaat het om een keuze tussen schijnbaar tegengestelde belangen, doch acht men het mogelijk om een goede balans te vinden of creatief beide zijden van de keuze te bewerkstelligen. Een bekend voorbeeld is het spanningsveld tussen exploratie en exploitatie. Men is het ondertussen eens dat beide terzelfdertijd moeten benadrukt worden en dat investeringen aan beide kanten van het spectrum nodig zijn, maar in de praktijk is er wel degelijk een spanning voelbaar wanneer de keuze ter sprake komt.

Het eerder vermelde onderzoek wijst uit dat digitale transformatie met name leidt tot een heel aantal zulke spanningen. Maar wie een paradox kan identificeren en begrijpen kan er ook mee aan de slag. Zo wordt het management van paradoxen voorwerp van onze aandacht. Kan je de organisatie erop wijzen dat paradoxen gelinkt aan digitale transformatie te beheersen zijn? Op welke manier kan de gewiekste enterprise architect paradoxen blootleggen en de organisatie helpen ermee om te gaan?

Voor het panel was het een kennismaking met een nieuwe manier om naar digitale transformatie kijken, en na enig denkwerk liepen de panelleden ook warm voor de aanpak. Met behulp van generieke paradoxkaarten werden herkenbare paradoxen in de praktijk gedeeld: denk aan de spanning tussen hergebruik van bestaande assets – vaak weggezet als ‘legacy’ – en de ontwikkeling van nieuwe assets. Of het spanningsveld tussen autonome werknemers of zelfsturende teams, en de nood aan coördinatie en alignering.

De paradoxen waarin het panel – met het oog op enterprise architectuur – zich het meest herkende waren de volgende:

  • Oud en nieuw: hoe ga je aan de slag met het oude terwijl je het nieuwe bouwt? 
  • ICT-efficiëntie en -innovatie: hoe behoud je de balans tussen een efficiënt beheer van IT-middelen en de nood aan middelen voor innovatie binnen IT?
  • ICT-programmawendbaarheid en -stabiliteit: hoe behoud je de balans tussen een wendbare invulling van IT-programma’s en de nodige stabiliteit in een IT-organisatie?

Eén en ander is mooi uitgelegd en samengevat in het artikel ‘Both/And Leadership’ uit Harvard Business Review. De auteurs houden daar een pleidooi voor de waarde van paradoxmanagement en het creëren van een equilibrium tussen krachten die connecteren en krachten die scheiden als een belangrijke opdracht voor het leiderschap in hedendaagse organisaties. Onder andere een gemeenschappelijke waardenset en organisatiecultuur kunnen helpen om met paradoxen om te gaan. Met de nog steeds toenemende golf van digital transformatie en de daaraan gelinkte turbulentie is het de verwachting dat ook de overheidsmanager zich zal willen bedienen van de paradox-lens.

Het panel sloot af met een vooruitblik op de verdere onderzoeksstappen: een interviewreeks met projectmanagers om succesfactoren in de verzoening tussen wendbaarheid en de rol van EA bloot te leggen. Het projectniveau is immers bij uitstek een niveau waar strategie wordt omgezet in uitvoering, en waar strategische en operationele keuzes in digitale transformatie tot spanningen kunnen leiden.

Auteurs

  • Joachim Van den Bergh, Vlerick Business School
  • Stijn Viaene, Vlerick Business School & KU Leuven
  • Lieselot Danneels, UGent
  • Pedro Meuleman, Elise Boone en Joachim Vanden Brande, AXI

Met dank aan panelleden vanwege Agentschap Binnenlands Bestuur, Agentschap Opgroeien, Digitaal Vlaanderen, en VDAB.

Referenties

Neem contact op!

Joachim Van den Bergh

Joachim Van den Bergh

Senior Researcher